Elektronicky či digitálně podepsaná pracovní dokumentace

Digitalizace v pracovním právu

Možnosti využití elektronických podpisů či podobných alternativních řešení při sjednávání pracovních smluv?

ECOVIS ježek o možnostech využití elektronických podpisů či podobných alternativních řešení při sjednávání pracovních smluv

Tento článek nabízí shrnutí možností využití elektronických podpisů, či jiných alternativních řešení podepisování dokumentů prostřednictvím zprostředkovatelů elektronických verifikačních služeb při sjednávání pracovních smluv a dalších pracovně-právních dokumentů, včetně možností komunikace zaměstnavatele se zaměstnanci, podle platné právní úpravy v České republice a relevantní legislativy Evropské Unie.

ELEKTRONICKÉ, BIOMETRICKÉ PODPISY A JEJICH ALTERNATIVY V ČESKÉ REPUBLICE

Elektronické podpisy ve všech jejich alternativách představují v současné době stále více využívanou alternativu k běžným podpisům. Kromě klasických elektronických podpisů (které jsou v současné době už zcela běžné) se stále více prosazují i alternativní řešení, zejména on-line služby schopné verifikovat dokumenty na dálku tím, že druhá smluvní strana udělí prostřednictvím této služby svůj souhlas se zněním zaslaného dokumentu. V tomto článku nebudou podrobněji rozebírány klasické elektronické podpisy, jelikož tyto podpisy už v současné době mohou být bez dalšího užívány, aniž by byla zpochybňována platnost takto podepsaného dokumentu.

Biometrický podpis je variantou, kdy podepisující osoba vlastnoručně podepíše dokument na speciálním zařízení (např. na tabletu nebo tzv. sign-padu), které zaznamená jednak „obrázek“ samotného podpisu, a kromě toho také mnoho dalších specifických parametrů, jako např. tlak na pero. Pravost biometrického podpisu lze proto zpětně zkoumat znaleckým posudkem, stejně jako pravost podpisu na listině. Výsledek by měl být skutečně unikátní, specifický pro každého jednotlivce a nenapodobitelný nikým jiným. Biometrický podpis je navíc pevně spojen s konkrétním dokumentem, který daná osoba biometricky podepsala, a nelze jej přenést do jiného dokumentu. Pokud je tímto způsobem podepsán nějaký soubor (typicky PDF soubor), zvláštní aplikace umožňují podpis vložit do dokumentu jako metadata, případně jej i graficky zobrazit – například v místě, kde se podpis obvykle umísťuje, tedy v podpisové doložce dokumentu. Výsledný dokument už není nutné tisknout a veškerou dokumentaci lze uchovávat pouze v elektronické podobě. Jakýkoli elektronický dokument musí být pomocí biometrického podpisu (fyzicky) podepsán konkrétním člověkem. Není tedy možné využití automaticky fungujících elektronických značek, a tudíž ani použití tohoto druhu podpisu u takových služeb, které fungují plně automaticky, strojově a bez lidského zásahu (funguje tak např. systém datových schránek). Podpisová data mají být v dokumentu uložena v zašifrované podobě, a tím chráněna proti možnému zneužití. Klíč pro dešifrování podpisových údajů má být pak bezpečně uložen a zpřístupněn pouze pro potřeby znaleckého zkoumání. Podpis se samostatně nikde neuchovává, a proto nemusí mít uživatelé strach, že by mohl být zneužit.

Další možností je využití poskytovatelů verifikačních služeb, v rámci kterých je zajištěno zaslání dokumentu (smlouvy) druhé smluvní straně spolu s přihlašovacími údaji, prostřednictvím kterých může smluvní strana dokument „podepsat“, respektive elektronicky potvrdit jeho znění. V rámci obchodních vztahů začíná být tento způsob uzavírá smluv stále častější, i přes to, že prozatím chybí přesná legislavtivní úprava. V rámci pracovněprávních vztahů by mohl zejména zaměstnavatel narazit na několik problémů, které dále rozebíráme níže.

LEGISLATIVNÍ ÚPRAVA V ČESKÉ REPUBLICE

Současná česká legislativa neposkytuje komplexní právní úpravu všech druhů elektronických podpisů, jelikož technologie bývá často rychejší než legislativní úprava těchto nových technologií. Evropské nařízení (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu, které zrušilo původní směrnici z roku 1999 stanoví, že nejvyšší formou elektronického podpisu (co do své důvěryhodnosti) je tzv. kvalifikovaný elektronický podpis. Toto nařízení je v českém právním řádu reflektováno zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce („zákon o elektronických transakcích“).

Zákon o elektronických transakcích stanoví, že k podepisování dokumentů elektronickým podpisem lze použít kvalifikovaný elektronický podpis, zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně jiný typ elektronického podpisu, podepisuje-li se elektronický dokument, pro který není v zákoně o elektronických transakcích stanovena povinnost použít uznávaný elektronický podpis, což platí zejména v případech, kdy jde o dokumenty veřejnoprávní (tj. dokumenty, kde je kontrahentem na jedné straně veřejný subjekt). V soukromoprávních vztazích by měl postačit jakýkoliv další typ elektronického podpisu, tedy téměř jakákoliv data v elektronické podobě (tzv. „jiný typ elektronického podpisu“).

Při soukromoprávních jednáních učiněném elektronickými prostředky lze takové jednání elektronicky podepsat i jiným typem elektronického podpisu, který je ekvivalentem vlastnoručního písemného podpisu. Dle našeho názoru by měl být jako “jiný typ elektronického podpisu” akceptována se stejnou právní validitou jako vlastnoruční písemný podpis jakákoli alternativa, která poskytuje záruky požadované zákonem pro “podpis”, tj. pokud je zajištěno přesné zachycení obsahu dokumentu, i přes jeho elektronickou formu a pokud takový podpis nadále plní funkci identifikace jednající osoby a je zárukou autentičnosti, resp. ochrany před falšováním.

PRACOVNÍ SMLOUVA A JEJÍ FORMÁLNÍ NÁLEŽITOSTI

Pracovní smlouva je dvoustranné právní jednání a je tedy potřeba podpisu obou smluvních stran, tzn. jak zaměstnavatele, tak zaměstnance. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce („zákoník práce“) vyžaduje pro pracovní smlouvu zásadně písemnou formu. Zákoník práce už dále neupravuje, zda musí být písemná pracovní smlouva opravdu vytištěna na papír, nebo zda může být pouze elektronicky zaslána zaměstnanci, aby splnila podmínku písemné formy.

Dle zákoníku práce se na pracovněprávní vztahy subsidiárně použije zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník („občanský zákoník“), v tomto případě konkrétně ustanovení o písemné formě smlouvy. Podle ustanovení § 561 odst. 1 občanského zákoníku platí, že „K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat.“. Dále pak § 562 odst. 1 přímo reklektuje možnost nahrazení písemné formy elektronickým dokumentem, neboť stanoví, že „Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby. Má se za to, že záznamy údajů o právních jednáních v elektronickém systému jsou spolehlivé, provádějí-li se systematicky a posloupně a jsou-li chráněny proti změnám. Byl-li záznam pořízen při provozu závodu a dovolá-li se jej druhá strana k svému prospěchu, má se za to, že záznam je spolehlivý.“

Požadavek písemné formy je samozřejmě splněn v případě, kdy je pracovní smlouva či jiný dokument sepsán v listinné formě (na papíře) a standardně (fyzicky) podepsán. Dle dosavadní převažující praxe se však požadavek písemné formy považuje splněný i v případě, kdy je pracovní smlouva sepsána pouze v elektronické formě (např. jako dokument ve formátu PDF), a následně elektronicky podepsána. I takto vyhotovená pracovní smlouva by měla být tedy považována za platně uzavřenou pracovní smlouvu. Naproti tomu, pouhý elektronický dokument bez elektronického (ač prostého elektronického) podpisu (např. v podobě e-mailové zprávy), podmínku písemné formy nesplní. Tento závěr je v souladu s aktuální rozhodovací praxí českého Nejvyššího soudu, který v rozsudku 26 Cdo 1230/2019, ze dne 22. 5. 2019 dospěl k závěru, že prostý e-mail bez elektronického podpisu nesplňuje požadavek písemného právního jednání. Tento cit. rozsudek značně kontroverzní, neboť jednak je v rozporu s čl. 3 odst. 10 nařízení „eIDAS“ (Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014), které v zásadě zrovnoprávňuje dokumenty v listinné a dokumenty v elektronické podobě, a jednak dosud zavedená praxe považovala e-mailovou zprávu, pod níž je uvedeno jméno a e-mailová adresa odesílatele, za právní jednání v písemné formě. Přesto je nutné brát uvedený závěr Nejvyššího soudu v úvahu, minimálně dokud nebude v budoucnu v některém obdobném případě rozhodnuto jinak, a v případě využití e-mailu jako formy pro právně závazné smluvní jednání užívat vždy alespoň prostého elektronického podpisu.

Český zákoník práce po novele již počítá s doručováním písemností pomocí sítě nebo služby elektronických komunikací, ale pouze za předpokladu, že s takovým doručováním zaměstnanec vyslovil písemný souhlas a poskytl zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování.

Domníváme se, že je stále sporné, zda mohou být ustanovení o elektronickém doručování zaměstnanci, jak byla uvedena výše využita i v rámci procesu samotného uzavírání pracovní smlouvy. Domníváme se, že v případech, kdy zaměstnanec poskytl svou e-mailovou adresu zaměstnavateli a souhlasil s komunikací prostřednictvím e-mailu, a následně přijal pracovní smlouvu (ideálně společně s jedinečným heslem pro účel potvrzení či autorizace dokumentu) a řádně potvrdil či autorizoval takovou pracovní smlouvu, a následně začal na základě takové smlouvy vykonávat práci, či jinak jednat, nemělo by být možné zpochybnit existenci pracovního poměru ani v případě, že k elektronickému doručování dokumentů nebyl dán řádný písemný souhlas, a že pracovní smlouvy byla podepsána pomocí elektronického podpisu. Výše uvedené platí samozřejmě pouze za předpokladu, že zaměstnavatel bude schopen prokázat, že má k dispozici veškeré podklady prokazující řádné doručení dokumentu (pokud možno společně s jedinečným heslem zaměstnanci), včetně potvrzení souhlasu zaměstnance se zněním zaslaného dokumentu – potvrzení o autorizaci dokumentu zaměstnancem. I v případě, že pracovní smlouva nebyla řádně uzavřena, pracovněprávní poměr by měl být považován za platný jako tzv. faktický pracovní poměr (§ 20 zákoníku práce stanoví, že „Nebylo-li právní jednání učiněno ve formě, kterou vyžaduje tento zákon, a bylo-li již započato s plněním, není možné se neplatnosti tohoto jednání dovolat u těch jednání, jimiž vzniká nebo se mění základní pracovněprávní vztah.“).

Zaměstnavatel by měl dále zajistit, aby zaměstnanec měl k dispozici alespoň jedno konečné vyhotovení pracovní smlouvy, a to alespoň v elektronické podobě, které umožní zaměstnanci si pracovní smlouvu vytisknout, či s ní jinak nakládat. Tento požadavek je v souladu s § 34 odst. 5 zákoníku práce, který stanoví že „každá smluvní strana musí obdržet jedno vyhotovení pracovní smlouvy“.

MOŽNOSTI VYUŽITÍ ALTERNATIVNÍCH VARIANT ELEKTRONICKÝCH PODPISŮ ČI ELEKTRONICKÝCH SOUHLASŮ PRO PRACOVNÍ SMLOUVY

Dle zákona o elektronických transakcích je možné podepisovat dokumenty elektronicky, přičemž jde použít buď kvalifikovaný elektronický podpis, zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně jiný typ elektronického podpisu s tím, že uznávaný elektronický podpis je vyžadován pouze v případech jednání vůči veřejnoprávní osobě nebo jiné osobě, která jedná v souvislosti s výkonem jejich působnosti.

V pracovněprávních vztazích, v případě, že zaměstnavatelem není veřejnoprávní subjekt (např. stát, organizační složka státu, územně samosprávný celek apod.) mají zaměstnavatelé poměrně širokou možnost volby, co použijí jako „svůj“ elektronický podpis („prostý elektronický podpis“, či slovy zákona tzv. „jiný typ elektronického podpisu“). Zákon nijak neomezuje, jakou podobu má tento prostý elektronický podpis mít, a proto lze využít řady možností. Například lze zaměstnanci zaslat jeho jedinečné heslo, který jeho použitím vysloví souhlas s obsahem dokumentu, tzn. dokument "podepíše“. Dále lze využít např. naskenovaného obrázku fyzického podpisu vloženého do dokumentu, specifického loga nebo obrázku vloženého do dokumentu, či biometrického podpisu. Tento prostý elektronický podpis se následně připojí k dokumentu, a tím je identifikována konkrétní osoba, která dokument podepsala. Zaměstnavatel by měl mít při volbě formy prostého elektronického podpisu na paměti, že jasná identifikace podepisující osoby (zaměstnance), což může být u některých výše uvedených forem prostého elektronického podpisu poměrně obtížné. Zaměstnavatelům ve veřejném sektoru (tzv. výše uvedené veřejnoprávní subjekty) naproti tomu zákon výslovně ukládá povinnost využít tzv. „uznávaný elektronický podpis“.

Využití verifikačních sužeb, v rámci kterých zaměstnanec potvrdí svůj souhlas se zněním pracovní smlouvy za pomoci jedinečného hesla, které mu zaměstnavatel zašle například prostřednictvím e-mailu považujeme tudíž za možné, pokud zaměstnavatel zajistí splnění několika podmínek. Jedinečné heslo, případně jiné přístupové údaje k vyjádření souhlasu musí být zaměstnanci prokazatelně zaslány na e-mail, který sám zaměstnanec označit za kontaktní adresu pro komunikaci (například v rámci pracovního pohovoru). Odsouhlasené znění pracovní smlouvy s vyznačenou verifikační doložkou musí zaměstnavatel následně evidovat, společně s dalšími údaji prokazujícími odeslání jedinečných přístupových údajů zaměstnanci a potvrzení o odsouhlasení pracovní smlouvy. Tyto údaje by měl mít zaměstnavatel k dispozici zazálohované tak, aby nemohlo dojít k jejich ztrátě, například v případě že poskytovatel verifikačních služeb ukončí svou činnost. Pokud by měly být tyto údaje uchovávány externě, typicky na některém cloudovém úložišti, měl by zaměstnavatel rovněž informovat zaměstnance, kde a jakým způsobem jsou jeho údaje uchovávány. I přes splnění výše uvedených podmínek s domníváme, že tento způsob “uzavření” pracovní smlouvy bude platný až ve chvíli, kdy zaměstnanec začne vykonávat práci pro zaměstnavatele. Tímto momentem totiž podle českého právního řádu vzniká tzv. faktická pracovní smlouva, která je dále potvrzena písemným vyhotovením smlouvy, spolu s údaji o tom, že smlouva byla zaměstnanci zaslána, a zaměstnanec jí řádně odsouhlasil.

V případě možných sporů, které mohou nastat v pracovněprávních vztazích, či v případě kontroly ze strany Inspektorátu práce bude prokázání řádného uzavření pracovní smlouvy (zejména dodržení písemné formy, existenci řádných podpisů ve formě, kterou lze považovat za platný elektronický podpis či elektronické potvrzení obsahu smlouvy a důkaz, že zaměstnanci bylo poskytnuto jedno vyhotovení finální pracovní smlouvy) obvykle na zaměstnavateli. Z toho důvodu lze doporučit využívat pro podpis dokumentů, které budou pro případné budoucí spory rozhodující (např. právě pracovní smlouvy) spíše varianty, které poskytují zaměstnavateli určitou důkazní jistotu, např. právě biometrického podpisu.

Je také nutné uvést, že faktický pracovní poměr je sice právem reflektován, ale není výslovně aprobován. Zaměstnavatel se proto může dopustit správního přestupku podle § 25 odst. 1 písm. a) či písm. b) zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce v platném znění.

ZÁVĚR

Elektronické podpisy a jejich alternativy jako ekvivalenty vlastnoručního podpisu se v zájmu ulehčení administrativní zátěži začínají užívat stále ve větší míře v mnoha oblastech. Podepisující se nepodepisuje na listinu, ale na elektronické zařízení, např. speciální „čtečku“ k podpisu určenou tužkou, či pouze elektronicky odsouhlasí znění smlouvy za pomoci jedinečného hesla, vygenerovaného přímo k tomuto účelu.

Závěrem lze shrnout, že i přes nedostatečnou legislativní úpravu pronikla elektronizace dokumentů a používání elektronických podpisů i do práva pracovního. Zaměstnavatelé, kteří mají velké množství zaměstnanců mohou tímto způsobem značně ulevit svým personálním oddělením od administrativní zátěže, a rovněž tím přispět ke zefektivnění práce, jelikož vyhledávání v elektronické databázi je podstatně rychlejší, než v listinných smlouvách. Je nutné uvést, že zcela běžná praxe to ještě není, ale v souvislosti se stále větší digitalizací a elektronizací se domníváme, že z hlediska právního řádu jde o způsob přijatelný, i když v mnoha ohledech stále nedokonalý. Problém může nastat, jak už bylo zmíněno výše v situaci, kdy bude zaměstnavatel podroben kontrole ze strany inspekce práce. V takovém případě bude muset být připraven vysvětlit, jakým způsobem uzavírá pracovní smlouvy a prokázat, že i přes tento netradiční způsob vedení pracovněprávní agendy je stále schopen dostát všem povinnostem, které má podle českého právního řádu, zejména pak podle příslušných ustanovení zákoníku práce.

Zaměstnavatel musí být proto opatrný zejména v souvislosti s nastavením samotného systému elektronizace dokumentů, aby byl v případě pracovněprávního sporu, či kontroly ze strany inspekce práce v každém okamžiku schopen prokázat, že existuje písemné vyhotovení pracovní smlouvy každého zaměstnance, opatřené řádnými podpisy obou smluvních stran, či jinak prokázat, že zaměstnanec pracovní smlouvu reálně odsouhlasit, a že na jejím základě začal vykonávat práci. Jak bylo již uvedeno výše, doporučujeme v této souvislosti užívat z důvodu ochrany zaměstnavatele spíše dynamický biometrický podpis, ale domníváme se, že ani varianta autorizace pracovní smlouvy zaměstnancem na dálku s pomocí jedinečného hesla nemůže být a priori vyloučena jen proto, že legislativa ji ještě nereflektovala.

Pro více informací nás kontaktujte na:

JUDr. Mojmír Ježek, Ph.D.

ECOVIS ježek, advokátní kancelář s.r.o.
Betlémské nám. 6
110 00 Praha 1
e-mail: mojmir.jezek@ecovislegal.cz
www.ecovislegal.cz

About ECOVIS ježek, advokátní kancelář s.r.o.

Česká advokátní kancelář ECOVIS ježek se ve své praxi soustřeďuje především na obchodní právo, nemovitostní právo, vedení sporů, ale i financování a bankovní právo a poskytuje plnohodnotné poradenství ve všech oblastech, a tvoří tak alternativu pro klienty mezinárodních kanceláří. Mezinárodní rozměr poskytovaných služeb je zajištěn dosavadními zkušenostmi a prostřednictvím spolupráce s předními advokátními kancelářemi ve většině evropských zemí, USA a dalších jurisdikcích v rámci sítě ECOVIS působící v 75 zemích celého světa. Členové týmu advokátní kanceláře ECOVIS ježek mají dlouholeté zkušenosti z předních mezinárodních advokátních a daňových firem v poskytování právního poradenství nadnárodním korporacím, velkým českým společnostem, ale i středním firmám a individuálním klientům. Více informací na www.ecovislegal.cz.