Чешская рабочая документация с цифровой подписью
Возможность использования электронных подписей или других альтернативных цифровых форм для заключения трудовых договоров в Чешской Республике
ECOVIS ježek об электронных документах персонала и возможности использования электронных подписей или других альтернативных форм для заключения трудовых договоров в Чешской Республике.
В этой статье обобщаются возможности использования электронных подписей или других альтернативных цифровых форм, возможных для авторизации документов через онлайновые службы проверки при заключении чешских трудовых договоров и другой документации, в том числе. общение с работниками в отношении чешских трудовых документов в соответствии с нормами действующего законодательства Чешской Республики и соответствующего законодательства Европейского Союза.
ЭЛЕКТРОННЫЕ ПОДПИСИ, БИОМЕТРИЧЕСКИЕ ПОДПИСИ И ДРУГИЕ ВОЗМОЖНЫЕ ФОРМЫ В ЧЕШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ
Электронные подписи во всех их альтернативах в настоящее время все чаще используются в качестве альтернативы обычным личным подписям. Помимо официально признанных (и распространенных в настоящее время) электронных подписей, существуют также другие альтернативные формы, которые постоянно набирают популярность, особенно онлайновые услуги, способные удаленно проверять документы на основе согласия другой договаривающейся стороны. В этой статье не рассматриваются официально признанные электронные подписи, поскольку эти подписи уже могут использоваться для оформления документов, не ставя под сомнение юридическую силу такого документа.
Биометрическая подпись - это подпись, сделанная на специальном устройстве (планшете или планшете для подписи), которая, в дополнение к простому изображению подписи, способна записывать многие другие параметры (давление, скорость и т. Д.) И, таким образом, обеспечивает подлинность подпись должна быть проверена ретроспективно экспертом так же, как и в случае общей подписи на бумажном документе. Результат должен быть действительно уникальным, специфичным для каждого человека и неподражаемым кем-либо еще. Кроме того, биометрическая подпись прочно прикреплена к конкретному документу и, следовательно, не может быть перенесена в другой документ. Если файл (обычно файл PDF) подписан биометрической подписью, специальные приложения позволяют встраивать подпись в документ в виде метаданных или, например, графически, в место, где обычно размещается подпись, - в пункте подписи документа. Больше нет необходимости печатать подписанный документ, и поэтому возможно хранить всю документацию только в электронном виде. Для создания биометрической подписи любой электронный документ должен быть подписан конкретным лицом и лично. Следовательно, невозможно использовать автоматические электронные метки и, следовательно, невозможно использовать этот тип подписи для услуг, которые работают полностью автоматически, без какого-либо вмешательства человека (то есть системы ящиков данных). Данные подписи должны храниться в зашифрованном виде в документе и, следовательно, защищены от возможного неправильного использования. Затем ключ дешифрования для определенных данных подписи должен быть надежно сохранен и предоставлен только для целей экспертизы. Сама подпись нигде не хранится отдельно от документа, поэтому пользователям не нужно опасаться, что их подпись будет использована не по назначению.
Другим вариантом является использование службы проверки, которая может отправить документ (контракт) другой стороне вместе с данными для входа в систему, с помощью которых сторона может «подписать» документ или, скорее, подтвердить его формулировку и авторизовать его в электронном виде - по электронной почте. линия. Этот метод становится все более частым, особенно в деловых отношениях, несмотря на отсутствие четкого законодательного регулирования. В контексте трудовых отношений работодатель, в частности, может столкнуться с рядом проблем, которые мы опишем ниже.
ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В ЧЕШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ
Чешское законодательство не регулирует правовые отношения в отношении электронных подписей в полной мере, потому что технология работает намного быстрее, чем любое законодательство, но Европейский Регламент (ЕС) № 910/2014 от 23 июля 2014 года об услугах электронной идентификации и укрепления доверия для электронных транзакций, в связи с его отражением в чешской правовой системе в форме Закона № 297/2016 Сб. об услугах, формирующих доверие к электронным транзакциям («Чешский закон об электронных операциях»), могут применяться в Чешской Республике.
Чешский закон об электронных сделках предусматривает, что электронная подпись может быть в форме гарантированной электронной подписи, заверенной электронной подписи, признанной электронной подписи или любого другого типа электронной подписи. Последний тип подписи (обычная электронная подпись) может использоваться во всех случаях, когда в Законе об электронных транзакциях в Чешской Республике не предусмотрено обязательство использовать гарантированную электронную подпись, в частности, в случаях с публичными документами, где вопрос доверия к электронным транзакциям внутри государственной службы. Следовательно, в частных отношениях любого другого типа электронной подписи, то есть почти любых электронных данных (так называемый «другой тип электронной подписи»), должно быть достаточно.
Таким образом, контракты, заключенные в соответствии с частным правом и оформленные в электронной форме, могут быть подписаны электронной подписью с использованием электронной подписи любого типа, что считается эквивалентом рукописной подписи. По нашему мнению, в качестве «другого типа электронной подписи» можно рассматривать любую альтернативу, которая обеспечивает гарантии, требуемые для «подписи» как таковой в чешском законодательстве, т.е. если содержание документа точно зафиксировано, несмотря на электронную форму, и идентификация подписывающей стороны гарантирована, она должна быть принята с той же юридической силой, что и собственноручная подпись. Подпись как таковая должна во всех случаях сохранять назначение средства идентификации и гарантию подлинности, соответственно. защита от подделок.
КОНТРАКТ ЗАНЯТОСТИ И ЕГО ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ В ЧЕШСКОЙ РЕСПУБЛИКЕ
Трудовой договор является двусторонним правовым актом, и поэтому необходимы подписи обеих сторон (работодателя и работника). Закон № 262/2006 Сб., Трудовой кодекс “Трудовой кодекс Чехии”) предоставляет обязательную письменную форму для трудового договора, но в ней не уточняется, должен ли письменный трудовой договор быть напечатан на бумаге или его можно отправить работнику только в электронном виде, чтобы выполнить условие его письменной формы. Но обратите внимание, что в соответствии с положением раздела 34 (1) Чешского трудового кодекса каждая договаривающаяся сторона должна получить один экземпляр соответствующего трудового договора. Поэтому мы считаем, что сотрудник должен получить окончательную согласованную версию, подтвержденную обеими сторонами, в форме, позволяющей сохранять и печатать.
Согласно трудовому кодексу Чехии, Закону № 89/2012 Coll., Гражданский кодекс (“Чешский Гражданский Кодекс”), Относится к трудовым отношениям вспомогательным образом. В этом случае мы можем использовать положения Чешского гражданского кодекса, касающиеся письменной формы договора. В соответствии с частью 1 статьи 561 Гражданского кодекса Чешской Республики действительность любого юридического акта, совершенного в письменной форме, требует подписи действующего лица, а в некоторых случаях, когда это типично, подпись может быть заменена на механические средства, такие как штамп, или любой другой метод, предусмотренный другим законодательством. (“Действительность юридического акта, составленного в письменной форме, требует подписи действующего лица. Подпись может быть заменена механическими средствами, где это типично. Другое правовое регулирование предусматривает, как документ может быть подписан электронным способом при совершении юридических действий с помощью электронных средств.”). В соответствии с разделом 562 Гражданского кодекса Чешской Республики письменная форма также сохраняется, если сделано в электронной форме (“Раздел 562 (1) Письменная форма также поддерживается в юридических актах, совершаемых с помощью электронных или других технических средств, которые позволяют захватить ее содержимое и установить личность действующего лица. (2) Предполагается, что записи данных о юридических актах в электронной системе являются надежными, если они регистрируются систематически и последовательно, и если они защищены от изменений. Если во время работы предприятия была сделана запись, и другая сторона использует ее в своих собственных интересах, запись считается надежной.”). Чешский закон об электронных сделках далее предусматривает, как документ может быть подписан электронным способом в правовых актах, совершаемых с помощью электронных средств.
Обязательная письменная форма выполняется, главным образом, если трудовой договор заключается на бумажном носителе и подписывается обеими сторонами, но в соответствии с существующей практикой письменная форма считается сохраненной, даже если такой документ оформлен только в электронном виде с электронными подписями. Таким образом, заключенный в электронном виде трудовой договор (например, в документе PDF), содержащий электронные подписи, должен рассматриваться как надлежащий письменный трудовой договор и приниматься так же, как трудовой договор, заключенный на бумаге.
Трудовой кодекс Чехии в разделах 334 - 337 позволяет работодателю доставлять документы работнику посредством сети электронных коммуникаций или других электронных услуг, но только в том случае, если работник дал письменное согласие на такую доставку и предоставил работодателю с электронным адресом для такой доставки.
На наш взгляд, сомнительно, могут ли условия поставки использоваться и для исполнения трудового договора. Но если будущий сотрудник предоставил работодателю свой адрес электронной почты и согласился на электронную переписку, а затем принял трудовой договор в электронной форме (если это возможно, вместе с уникальным паролем для подтверждения / авторизации такой документ) и должным образом подтвержденный / санкционированный такой документ, и, следовательно, начал работать или иным образом действовать по такому договору, не должно быть возможности поставить под сомнение существование трудовых отношений, даже если не было надлежащего письменного согласия (с электронной подписью) , Вышеуказанное применимо, конечно, только в тех случаях, когда работодатель может доказать, что у него есть все доказательства, подтверждающие своевременную доставку документов (если возможно, вместе с уникальным паролем работнику), включая подтверждение согласия работника на формулировка отправленного документа - подтверждение авторизации документа сотрудником. Обратите внимание, что даже если трудовой договор не был заключен надлежащим образом, трудовые отношения считаются действительными как так называемые «фактические трудовые отношения» (раздел 20 Трудового кодекса Чехии предусматривает следующее “Если судебный иск не был предпринят в форме, требуемой этим законом, и исполнение уже началось, невозможно ссылаться на недействительность такого поведения в тех действиях, в результате которых возникают или изменяются основные трудовые отношения.”).
АЛЬТЕРНАТИВНЫЕ ФОРМЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ПОДПИСЕЙ ИЛИ ЭЛЕКТРОННЫХ АВТОРИЗАЦИЙ ДЛЯ ЧЕШСКИХ КОНТРАКТОВ ЗАНЯТОСТИ
В соответствии с чешским Законом об электронных сделках, можно подписывать документы в электронной форме с помощью гарантированной электронной подписи, заверенной электронной подписи, признанной электронной подписи или любого другого типа электронной подписи, учитывая, что гарантированная электронная подпись требуется только в случаях публичных документов, когда речь идет о доверии к электронным транзакциям внутри государственной службы.
В рамках трудовых отношений (учитывая, что работодатель не является публичной организацией), можно использовать в качестве электронной подписи любую электронную форму, которая может быть прикреплена к документу (например, в формате PDF) и идентифицирует конкретное лицо как подписывающее вечеринка. Таким образом, по нашему мнению, так называемая «простая» электронная подпись является достаточной во всех трудовых отношениях (в законодательстве она официально именуется «другим типом электронной подписи»). Единственным исключением в этом случае являются работодатели из государственного сектора, у которых больше нет такой свободной руки.
Эта простая электронная подпись может принимать различные формы, например принятие с помощью уникального пароля, простого отсканированного изображения подписи, встроенной в документ, или динамической биометрической подписи. Тем не менее, обратите внимание, что идентификация работника с помощью простой электронной подписи может быть затруднена по сравнению с обычной письменной подписью, прилагаемой к письменному контракту.
Использование услуг проверки, когда сотрудник подтверждает свое согласие с формулировкой трудового договора с помощью уникального пароля, который работодатель посылает такому сотруднику по электронной почте, также, по нашему мнению, можно использовать, если что работодатель может выполнить несколько условий. Уникальный пароль или другие данные, предоставляющие доступ для целей утверждения / авторизации формулировки контракта с работником, должны быть наглядно отправлены на электронную почту, которую сотрудник указал в качестве контактного адреса для связи (например, во время собеседования при приеме на работу). Утвержденный вариант трудового договора с оговоркой о проверке должен впоследствии храниться работодателем вместе с другими данными, подтверждающими предоставление сотруднику уникальных данных о доступе и подтверждением одобрения / разрешения работника трудового договора. Работодателю следует создать резервную копию этих данных таким образом, чтобы защитить их даже в тех случаях, когда поставщик услуг проверки прекратил свою деятельность и больше не может хранить такие данные для работодателя. Также можно хранить такие данные извне, обычно в каком-либо облачном хранилище, но в этом случае работодатель должен информировать сотрудников о том, где и как хранятся их данные, в соответствии с законодательством о защите личных данных. Как указано выше, обратите внимание, что в соответствии с положением раздела 34 (1) Чешского трудового кодекса каждая договаривающаяся сторона должна получить один экземпляр соответствующего трудового договора. Поэтому мы считаем, что сотрудник должен получить окончательную согласованную версию, подтвержденную обеими сторонами, в форме, позволяющей сохранять и печатать. Несмотря на выполнение всех вышеперечисленных условий, этот способ «заключения» трудового договора, по нашему мнению, может быть действительным только после того, как работник приступит к работе, предусмотренной в таком договоре для работодателя. Согласно чешскому законодательству фактический трудовой договор заключается, когда работник начинает работать на работодателя даже без действующего письменного трудового договора. Этот фактический трудовой договор затем подтверждается электронной копией договора и доказательством того, что электронный договор был фактически отправлен работнику, и работник надлежащим образом утвердил его.
В случае потенциальных споров, которые могут возникнуть в трудовых отношениях или в случае проверок со стороны государственных органов, работодатель должен доказать, что трудовой договор был надлежащим образом заключен и должным образом оформлен в обязательной письменной форме (в частности, в соответствии с письменной формой и наличие надлежащих подписей в форме, которая может считаться действительной электронной подписью или электронным подтверждением договора). Поэтому мы можем рекомендовать использовать опцию биометрической подписи, по крайней мере, для важных документов (например, трудовых договоров).
Тем не менее, следует отметить, что фактические трудовые отношения в принципе не разрешены законом, и работодатель может совершить административное правонарушение в соответствии с п. 25 ст. 1 буква а) и б) Закона № 251/2005 Сб. Об инспекции труда с внесенными в него поправками.
РЕЗЮМЕ
Электронные подписи и все их альтернативы в качестве эквивалентов рукописных подписей используются все чаще и чаще, главным образом для облегчения административных и бумажных работ.
Несмотря на отсутствие законодательства, электронные документы, а также использование электронных подписей вошли даже в трудовое законодательство. Работодатели, которые имеют большое количество сотрудников, могут, используя эти новые технологии, значительно освободить своих персоналов от административных трудностей и также внести свой вклад в более эффективную работу, учитывая, что поиск в электронной базе данных всегда намного быстрее, чем в десятках бумажных контрактов. Следует отметить, что это еще не распространенная практика, но в контексте дальнейшего роста оцифровки и электронных коммуникаций мы считаем, что с юридической точки зрения это приемлемая практика, хотя во многих отношениях она все еще очень несовершенна и не регулируется в деталях.
В частности, работодатель должен быть осторожен с настройками самой системы электронных документов, чтобы иметь возможность доказать, в любое время, например, в случае трудового спора или проверки трудового ведомства, что работодатель владеет письменной формой трудового договора каждого работника, должным образом оформленной обеими сторонами, или иным образом доказывает, что работник согласился или санкционировал трудовой договор и что работник приступил к работе на основании такого договора. Как мы уже упоминали выше, мы рекомендуем использовать динамическую биометрическую подпись, в основном для защиты работодателя, но мы предполагаем, что вариант трудового договора, утвержденного или утвержденного работником с уникальным паролем, также возможен и не может быть исключен только потому, что там пока нет ни одного соответствующего законодательства.
Для получения дополнительной информации свяжитесь с нами по адресу:
JUDr. Mojmír Ježek, Ph.D.
ECOVIS ježek, advokátní kancelář s.r.o.
Betlémské nám. 6
110 00 Prague 1
e-mail: mojmir.jezek@ecovislegal.cz
www.ecovislegal.cz/
O ECOVIS ježek, advokátní kancelář s.r.o.:
Чешское юридическое бюро в Праге ECOVIS ježek занимается главным образом в области чешского коммерческого права, чешского законодательства о недвижимости, представительства в чешских судах, административных органах и арбитражных судах, а также чешского финансового и банковского права, а также предоставляет полные консультации в все области, что делает его подходящей альтернативой для клиентов международных юридических фирм. Международное измерение предоставляемых чешских юридических услуг обеспечивается благодаря прошлому опыту и сотрудничеству с ведущими юридическими офисами в большинстве европейских стран, США и других юрисдикциях. Чешские юристы команды ECOVIS ježek имеют многолетний опыт работы в ведущих международных юридических и налоговых компаниях, предоставляя юридические консультации многонациональным корпорациям, крупным чешским компаниям, а также компаниям среднего размера и отдельным клиентам. Для получения дополнительной информации перейдите к www.ecovislegal.cz/ru.
Информация, содержащаяся на этом сайте, является официальной рекламой. Не рассматривайте что-либо на этом сайте как юридическую консультацию, и ничто на этом сайте не является отношением адвокат-клиент. Прежде чем обсуждать что-либо о том, что вы читаете на этих страницах, договоритесь с нами о юридической консультации. Прошлые результаты не являются гарантией будущих результатов, а предыдущие результаты не указывают и не предсказывают будущие результаты. Каждый случай индивидуален и должен рассматриваться в соответствии с его собственными обстоятельствами.
.
