Documentación laboral checa firmada digitalmente.
Posibilidad de utilizar firmas electrónicas u otros formularios digitales alternativos para concluir los contratos de trabajo en la República Checa
ECOVIS ježek sobre documentos personales electrónicos y la posibilidad de utilizar firmas electrónicas u otros formularios alternativos para la celebración de contratos de trabajo en la República Checa.
Este artículo resume las posibilidades de utilizar firmas electrónicas u otros formularios digitales alternativos posibles para la autorización de documentos a través de servicios de verificación en línea al concluir los contratos de empleo checos y otra documentación incl. comunicación con los empleados con respecto a los documentos laborales checos según las normas de la legislación aplicable de la República Checa y la legislación pertinente de la Unión Europea.
FIRMAS ELECTRÓNICAS, FIRMAS BIOMÉTRICAS Y OTRAS FORMAS POSIBLES EN LA REPÚBLICA CHECA
Las firmas electrónicas en todas sus alternativas se usan cada vez más como una alternativa a las firmas personales comunes. Además de las firmas electrónicas oficialmente reconocidas (y comunes ahora), también existen otras formas alternativas que están ganando terreno continuamente, especialmente los servicios en línea capaces de verificar los documentos de forma remota, con el consentimiento de la otra parte contratante. Este artículo no trata sobre las firmas electrónicas oficialmente reconocidas, ya que estas firmas ya pueden utilizarse para la ejecución de documentos sin cuestionar la validez legal de dicho documento.
Una firma biométrica es una firma hecha en un dispositivo especial (tableta o pad de firma) que, además de la imagen simple de una firma, puede registrar muchos otros parámetros (presión, velocidad, etc.) y, por lo tanto, permite la autenticidad de la firma debe ser examinada retrospectivamente por un experto de la misma manera que en el caso de una firma común en un documento de papel. El resultado debe ser verdaderamente único, específico para cada individuo e inimitable por cualquier otra persona. Además, una firma biométrica está firmemente adherida a un documento en particular y, por lo tanto, no se puede transferir a otro documento. Si un archivo (normalmente un archivo PDF) está firmado con una firma biométrica, las aplicaciones especiales permiten que la firma se incruste en el documento como metadatos, o gráficamente, por ejemplo, en el lugar donde se coloca la firma, en la cláusula de la firma del documento. Ya no es necesario imprimir el documento firmado y, por lo tanto, es posible almacenar toda la documentación solo electrónicamente. Para que se cree la firma biométrica, cualquier documento electrónico debe estar firmado por una persona en particular y en persona. Por lo tanto, no es posible utilizar etiquetas electrónicas automáticas y, por lo tanto, no es posible utilizar este tipo de firma para servicios que operan de forma totalmente automática, sin intervención humana (es decir, sistema de caja de datos). Los datos de la firma deben almacenarse en forma cifrada en el documento y, por lo tanto, protegerse contra un posible uso indebido. La clave de descifrado para datos de firmas particulares debe almacenarse de forma segura y estar disponible solo para fines de examen de expertos. La firma en sí no se almacena en ningún lugar separado del documento y, por lo tanto, los usuarios no deben temer que su firma se utilice incorrectamente.
Otra opción es utilizar un servicio de verificación, que puede enviar un documento (contrato) a la otra parte junto con los detalles de inicio de sesión a través de los cuales la parte puede "firmar" el documento o, más bien, confirmar su redacción y autorizarlo electrónicamente. línea. Este método es cada vez más frecuente, especialmente en las relaciones comerciales, a pesar de la falta de regulación legislativa precisa. En el contexto de las relaciones laborales, el empleador, en particular, puede encontrar varios problemas, que describimos a continuación.
LEGISLACIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA EN LA REPÚBLICA CHECA
La legislación checa no rige las relaciones legales con respecto a las firmas electrónicas de manera completa, ya que la tecnología es mucho más rápida de lo que podría ser cualquier legislación, pero la Reglamento europeo (UE) no 910/2014, de 23 de julio de 2014, sobre la identificación electrónica y los servicios de creación de confianza para transacciones electrónicas , en relación con su reflejo en el sistema legal checo en la forma de la Ley Nº 297/2016 Coll., sobre servicios que forman fideicomiso para transacciones electrónicas ("Ley Checa de Transacciones Electrónicas") puede aplicarse en la República checa.
La Ley Checa de Transacciones Electrónicas establece que la firma electrónica puede tener la forma de una firma electrónica garantizada, una firma electrónica certificada, una firma electrónica reconocida o cualquier otro tipo de firma electrónica. El último tipo de firma (la firma electrónica simple) se puede utilizar en todos los casos, donde la Ley Checa de Transacciones Electrónicas no estipula la obligación de usar una firma electrónica garantizada, que es en particular utilizada en los casos de documentos públicos, donde es una cuestión de confianza en las transacciones electrónicas dentro de un servicio público. Por lo tanto, en las relaciones privadas, cualquier otro tipo de firma electrónica, es decir, casi cualquier dato electrónico (denominado "otro tipo de firma electrónica"), debería ser suficiente.
Por lo tanto, los contratos celebrados en virtud de la ley privada y ejecutados en forma electrónica pueden ser firmados electrónicamente por cualquier tipo de firma electrónica, que se considerará como el equivalente de una firma manuscrita. En nuestra opinión, como "otro tipo de firma electrónica" puede considerarse cualquier alternativa que proporcione las garantías requeridas para la "firma" como tal por la ley checa, es decir, si el contenido del documento se captura con precisión a pesar del formato electrónico, y la identificación de la parte firmante está asegurada, debe aceptarse con la misma validez legal que la firma manuscrita. La firma como tal mantendrá en todos los casos el propósito de una herramienta de identificación y una garantía de autenticidad, resp. protección contra la falsificación.
CONTRATO DE EMPLEO Y SUS REQUISITOS OBLIGATORIOS EN LA REPÚBLICA CHECA
El contrato de trabajo es un acto legal bilateral y, por lo tanto, las firmas de ambas partes contratantes (empleador y empleado) son necesarias. Ley Nº 262/2006, Código de Trabajo (el “ Código de Trabajo Checo (EN) ”) requiere una forma escrita obligatoria para el contrato de trabajo, pero no especifica más si un contrato de trabajo por escrito debe imprimirse en papel o si solo puede enviarse electrónicamente al empleado para cumplir con la condición de su forma escrita. Pero hay que tener en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 34 (1) del Código de Trabajo de la República Checa, cada parte contratante debe recibir una copia del contrato de empleo correspondiente. Por lo tanto, opinamos que el empleado debe recibir la versión final acordada, confirmada por ambas partes, en forma que permita guardar e imprimir.
Según el Código de Trabajo de la República Checa, Ley Nº 89/2012, Código Civil, (el ““ Código Civil Checo (EN) ”), se aplica a las relaciones laborales de manera subsidiaria. En este caso, podemos utilizar las disposiciones del Código Civil checo con respecto a la forma escrita de un contrato. De conformidad con el artículo 561 (1) del Código Civil Checo, la validez de cualquier acto legal realizado en forma escrita requiere la firma de la persona que actúa y, en algunos casos, cuando es típico hacerlo, la firma puede ser reemplazada por medios mecánicos, como un sello, o cualquier otro método estipulado por otra ley. ( "La validez de un acto jurídico realizado en forma escrita requiere la firma de la persona que actúa. La firma puede ser reemplazada por medios mecánicos, cuando sea típico de hacerlo. Otra regulación legal establece cómo un documento puede ser electrónico" firmado al realizar actos jurídicos por medios electrónicos ". ). De conformidad con el artículo 562 del Código Civil Checo, la forma escrita también se mantiene si se realiza en forma electrónica ( “El artículo 562 (1) También se mantiene la forma escrita en actos jurídicos realizados por medios electrónicos u otros medios que permiten su contenido. (2) Se presume que los registros de datos sobre actos jurídicos en el sistema electrónico son confiables si se registran de manera sistemática y secuencial, y si están protegidos contra alteraciones. Si se ha realizado un registro en el funcionamiento de una empresa y la otra parte lo invoca en su propio beneficio, se presume que el registro es confiable ". ). La Ley Checa de Transacciones Electrónicas proporciona además cómo el documento puede ser firmado electrónicamente en actos legales realizados por medios electrónicos.
La forma escrita obligatoria se cumple principalmente si el contrato de trabajo se ejecuta en papel y es firmado por ambas partes, pero de acuerdo con la práctica actual, se considera que la forma escrita se conserva incluso si dicho documento se ejecuta solo electrónicamente, con firmas electrónicas. Por lo tanto, un contrato de trabajo ejecutado electrónicamente (por ejemplo, en un documento PDF) que contiene firmas electrónicas se considerará como un contrato de trabajo por escrito y se aceptará de la misma manera que un contrato de trabajo ejecutado en papel.
El Código de Trabajo checo en las Secciones 334 - 337 le permite al empleador entregar documentos al empleado por medio de una red de comunicaciones electrónicas u otro servicio electrónico, pero solo en el caso de que el empleado haya otorgado un consentimiento por escrito con dicha entrega y haya proporcionado al empleador con una dirección electrónica para dicha entrega.
Desde nuestro punto de vista, es cuestionable si las disposiciones de entrega también se pueden utilizar para la ejecución del acuerdo de empleo. Pero si el futuro empleado le ha proporcionado al empleador su dirección de correo electrónico y está de acuerdo con la comunicación por correo electrónico y, posteriormente, ha aceptado el contrato de trabajo en forma electrónica (si es posible, junto con la contraseña única para confirmación / autorización de tal documento) y debidamente confirmado / autorizado tal documento, y, por consiguiente, comenzó a trabajar o actuar de otro modo en virtud de dicho contrato, no debería ser posible cuestionar la existencia de la relación de trabajo, incluso si no había un consentimiento escrito adecuado (con firma electrónica) . Lo anterior se aplica, por supuesto, solo en los casos en que el empleador puede probar que tiene todas las pruebas que respaldan la entrega de los documentos (si es posible, junto con la contraseña única para el empleado), incluida la confirmación del consentimiento del empleado a la redacción del documento enviado: confirmación de la autorización del documento por parte del empleado. Hay que tener en cuenta que, incluso si el contrato de trabajo no se concluyó correctamente, la relación laboral se considerará válida como la llamada “relación laboral de hecho” (la Sección 20 del Código de Trabajo de la República Checa estipula lo siguiente: “Si no se han emprendido negocios jurídicos en la forma requerida por esta ley y el desempeño ya ha comenzado, no es posible invocar la nulidad de tal conducto en aquellos actos por los cuales surge o cambia la relación laboral fundamental ". ).
FORMAS ALTERNATIVAS DE FIRMAS ELECTRÓNICAS O AUTORIZACIONES ELECTRÓNICAS PARA CONTRATOS DE EMPLEO CHECOS
De acuerdo con la Ley de Transacciones Electrónicas de la República Checa, es posible firmar documentos electrónicamente por medio de una firma electrónica garantizada, una firma electrónica certificada, una firma electrónica reconocida o cualquier otro tipo de firma electrónica, dado que la firma electrónica garantizada solo es necesaria en los casos de documentos públicos, cuando se trata de la confianza en las transacciones electrónicas dentro de un servicio público.
Dentro de las relaciones laborales (dado que el empleador no es una entidad pública), es posible utilizar como firma electrónica cualquier forma que sea electrónica, y puede adjuntarse a un documento (por ejemplo, en formato PDF) e identifica a una persona específica como la parte firmante. Por lo tanto, en nuestra opinión, la llamada firma electrónica “sencilla” es suficiente en todas las relaciones laborales (oficialmente denominada “otro tipo de firma electrónica” en la legislación). La única excepción en este caso son los empleadores del sector público, que ya no tienen esta mano libre.
Esta firma electrónica sencilla puede tomar muchas formas, por ejemplo, una aceptación mediante una contraseña única, una imagen escaneada simple de una firma incrustada en un documento o una firma biométrica dinámica. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la identificación del empleado por la firma electrónica sencilla puede ser difícil en comparación con una firma escrita normal adjunta a un contrato escrito.
El uso de los servicios de verificación, donde el empleado confirma su acuerdo con la redacción del contrato de trabajo con la ayuda de una contraseña única, que el empleador envía a dicho empleado por correo electrónico, también es posible de utilizar, dado que el empleador es capaz de cumplir varias condiciones. La contraseña única u otros datos de concesión de acceso con el fin de aprobar / autorizar la redacción del contrato del empleado deben enviarse de forma demostrable al correo electrónico que el empleado identificó como una dirección de contacto para la comunicación (por ejemplo, en una entrevista de trabajo). La versión aprobada del contrato de trabajo con la cláusula de verificación debe ser almacenada posteriormente por el empleador, junto con otros datos que prueben la entrega de datos de acceso únicos al empleado y la confirmación de la aprobación / autorización del contrato de trabajo del empleado. El empleador debe tener una copia segura de estos datos de manera que los proteja incluso en los casos en que el proveedor del servicio de verificación haya dejado de operar y ya no pueda almacenar dichos datos para el empleador. También es posible almacenar dichos datos externamente, generalmente en algún tipo de almacenamiento en la nube, pero en ese caso el empleador debe informar a los empleados dónde y cómo se almacenan sus datos, de conformidad con la legislación sobre protección de datos personales. Como se indicó anteriormente, hay que tener en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en artículo 34 (1) del Código de Trabajo de la República Checa, cada parte contratante debe recibir una copia del contrato de empleo correspondiente. Por lo tanto, opinamos que el empleado debe recibir la versión final acordada, confirmada por ambas partes, en forma que permita guardar e imprimir. A pesar de cumplir con todas las condiciones anteriores, esta forma de "concluir" el contrato de trabajo puede ser, en nuestra opinión, válida solo después de que el empleado comience el trabajo estipulado en dicho contrato para el empleador. Según la ley checa, el contrato de trabajo de hecho se constituye cuando el empleado comienza a trabajar para el empleador, incluso sin un contrato de trabajo por escrito válido. Este contrato de trabajo se confirma aún más con una copia electrónica del contrato, y al demostrar que el contrato electrónico se envió realmente al empleado y el empleado lo aprobó debidamente.
En el caso de posibles disputas que puedan surgir en las relaciones laborales o en el caso de inspecciones por parte de las autoridades estatales, el empleador debe probar que el contrato de trabajo se concluyó correctamente y se ejecutó debidamente en forma escrita por escrito (en particular, el cumplimiento de la forma escrita y la existencia de firmas adecuadas en un formulario que pueda considerarse una firma electrónica válida o una confirmación electrónica del contrato). Por lo tanto, podemos recomendar el uso de la opción de firma biométrica, al menos para documentos importantes (por ejemplo, contratos de trabajo).
Sin embargo, debe señalarse que, en principio, la relación laboral de hecho no está legalmente permitida y que el empleador puede cometer un delito administrativo de conformidad con artículo 25 párr. 1 letra a) y b) de la Ley Núm. 251/2005, sobre inspección del trabajo, en versión vigente.
RESUMEN
Las firmas electrónicas y todas sus alternativas como equivalentes de firmas manuscritas se utilizan cada vez con mayor frecuencia, principalmente para facilitar el papeleo administrativo
A pesar de la falta de legislación, los documentos electrónicos, y por lo tanto también el uso de firmas electrónicas, han entrado incluso en el derecho laboral. Los empleadores que tienen un gran número de empleados pueden, al usar esas nuevas tecnologías, aliviar significativamente a sus personalistas de las cargas administrativas y también contribuir a un trabajo más eficiente, considerando que la búsqueda en una base de datos electrónica siempre es mucho más rápida que dentro de docenas de contratos en papel. Cabe señalar que esto no es todavía una práctica común, pero en el contexto de un mayor aumento de la digitalización y las comunicaciones electrónicas, creemos que desde un punto de vista legal es una práctica aceptable, aunque en muchos aspectos todavía es muy imperfecta y no regulada en detalle.
El empleador debe tener cuidado, en particular, con respecto a la configuración del propio sistema de documentos electrónicos, para poder probar, en todo momento, por ejemplo, en el caso de una disputa laboral o de una inspección de la Oficina de Trabajo, que el empleador está en posesión de una forma escrita del contrato laboral de cada empleado, debidamente ejecutado por ambas partes, o que demuestre de otro modo que el empleado aceptó o autorizó el contrato laboral y que, el empleado comenzó el trabajo basado en dicho contrato. Como ya mencionamos anteriormente, recomendamos el uso de una firma biométrica dinámica, principalmente para la protección del empleador, pero suponemos que la opción de un contrato de trabajo aprobado o autorizado por el empleado con una contraseña única también es posible, y no se puede excluir solo porque no sea mencionada en ninguna legislación relevante todavía.
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