Checkliste für Inhaber tschechischer Gesellschaften bis Ende des Jahres 2019✔

 

Die 10 wichtigsten Dinge, die jeder, der eine tschechische Gesellschaft besitzt, bis zum Ende des Jahres 2019 tun sollte

 
Wenn sich das Jahr 2019 dem Ende zuneigt, kann man die Durchführung einer rechtlichen Prüfung tschechischer Gesellschaften empfehlen, um dadurch überflüssige Ausgaben im nächsten Jahr zu vermeiden. Ein paar Minuten, die Sie jetzt opfern, können Ihnen erhebliche Kosten und Sorgen in den kommenden Monaten ersparen. Nachstehend führen wir einige Angelegenheiten an, die Sie noch vor dem Jahresende prüfen und erledigen sollten.
 
Die Anwaltskanzlei ECOVIS ježek hat deshalb eine „To-do-Liste“ vorbereitet, die die tschechischen Gesellschaften noch vor dem Ende des Jahres 2019 überprüfen sollten.
 
Das Jahr 2020 wird nicht nur von neuen Pflichten, sondern insbesondere von einer strengeren Kontrolle bei der Einhaltung von bereits bestehenden Pflichten geprägt sein, deren Erfüllung bisher nicht stärker durchgesetzt wurde. Auch ohne die neu entstandenen Pflichten kann es für die Eigentümer von tschechischen Gesellschaften risikoreicher als je zuvor werden. Eigene Erfahrungen damit hat auch einer der bekanntesten tschechischen Fußballspieler Antonín Panenka, und siehe Tor Nr. 4 unter Top 10 Famous Penalty Kicks. Das Registergericht hat die Liquidation seiner Firma nur aus dem Grund angeordnet, weil sie die Rechnungsabschlüsse nicht in der Urkundensammlung hinterlegt hat. In einem anderen Fall, der einem unserer Mandanten passiert ist, droht das Gericht mit der Liquidation einer Gesellschaft mit Umsätzen in Milliardenhöhe nur aus dem Grund, dass einer der Geschäftsführer von seinem Amt zurückgetreten ist und an seine Stelle nicht umgehend ein weiterer Geschäftsführer bestellt wurde, obwohl die Gesellschaft weitere drei Geschäftsführer hatte, von denen jeder alleinvertretungsbefugt ist …

 

1. Ergänzung der Urkundensammlung der Gesellschaft im tschechischen Handelsregister ✔

 
Die tschechischen Registergerichte und Finanzämter haben jetzt strengere Verfahren zur Kontrolle bei der Erfüllung von verschiedenen Pflichten seitens der Handelskörperschaften und Genossenschaften eingerichtet. Bereits vor dem Beginn von dem Jahr 2019 wurde eine ganze Reihe von Verfahren eröffnet, in deren Rahmen sie nicht nur mit der Auferlegung von Geldstrafen bis zu CZK 100.000 und/oder bis zu einer Höhe von 3 % brutto der Aktiva, sondern auch mit der Liquidation von Gesellschaften gedroht haben. Die Auferlegung von Pflichten und Strafen ermöglichen das Buchhaltungsgesetz, das Gesetz über die öffentlichen Register der juristischen und natürlichen Personen und das Gesetz über Handelskörperschaften.
 
Zu einer der am häufigsten geprüften Pflichten gehört die ordentliche Hinterlegung von folgenden Dokumenten in die Urkundensammlung beim Registergericht: Jahresberichte, ordentliche, außerordentliche und konsolidierte Rechnungsabschlüsse, wenn sie nicht einen Bestandteil des Jahresberichts bilden, wenn die Pflicht zu deren Hinterlegung in die Urkundensammlung durch das Gesetz zur Regelung der Buchhaltung von Personen festgesetzt wird und wenn deren Erstellung ein anderes Gesetz festlegt, der Vorschlag zur Gewinnverwendung oder Verlustdeckung und deren endgültige Form, wenn sie nicht einen Bestandteil des Rechnungsabschlusses bilden und der Bericht des Abschlussprüfers über die Prüfung des Rechnungsabschlusses. Diese sollten nach deren Erstellung in der Urkundensammlung hinterlegt werden, wobei der Rechnungsabschluss innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf der Rechnungsperiode erstellt und genehmigt sein muss.
 

2. Registrierung des wirtschaftlichen Eigentümers einer Gesellschaft in der tschechischen Evidenz der wirtschaftlichen Eigentümer ✔

 
Bis zum 31.12.2018 sollten die Angaben über den wirtschaftlichen Eigentümer der juristischen Personen und Treuhandfonds in die neue Evidenz eingetragen werden. Ab dem neuen Jahr unterliegt diese Eintragung außerdem einer Verwaltungsgebühr in Höhe von CZK 1.000,-. Das Formular kann auf der Website des Justizministeriums https://issm.justice.cz/podani-navrhu/formular elektronisch ausgefüllt werden und es genügt, die Anlagen in elektronischer Form beizufügen.
 
Die Aufzeichnungen über die wirtschaftlichen Eigentümer von juristischen Personen werden in der Tschechischen Republik seit dem 01.01.2018 geführt. Als wirtschaftlicher Eigentümer wird jede natürliche Person betrachtet, die eine reale Möglichkeit hat, einen faktischen Einfluss auf das Verhalten der jeweiligen juristischen Person direkt oder indirekt geltend zu machen, wobei für die einzelnen Typen der juristischen Personen ausführlichere Regeln festgesetzt sind. Diese Evidenz der Aufzeichnungen wird von den einzelnen Registergerichten geführt, die so die Namen, Adressen des Wohnsitzes, Geburtsdaten und Geburtsnummern, Staatsangehörigkeit und die Gründe für ihren Status des wirtschaftlichen Eigentümers, egal ob es sich dabei um den Anteil an Stimmrechten, die zu verteilenden Finanzmittel oder andere Gründe handelt, erheben werden. Den Antrag auf Eintragung des wirtschaftlichen Eigentümers muss die juristische Person, die auch Weiterhin verpflichtet ist, ihre internen Verzeichnisse der wirtschaftlichen Eigentümer zu führen, unabhängig von den im öffentlichen Verzeichnis eingetragenen Angaben selbst stellen. Die Angaben sind zwar nicht öffentlich zugänglich, aber der Umkreis der Personen und der staatlichen Behörden, die Zugang zu diesen Angaben haben sollen, wurde relativ breit festgesetzt.
 
Mehr Informationen finden Sie unter Formulare und Webseite für die Registrierung von wirtschaftlichen Eigentümern in Tschechien stehen bereits zur Verfügung.
 

3. Sitzungen der Hauptversammlung (Gesellschafterversammlung) und ordentlich aufgenommene Protokolle einer solchen Sitzung ✔

 
Die Hauptversammlung (Gesellschafterversammlung) einer Handelskörperschaft muss jedes Jahr abgehalten werden, da sie den Jahresabschluss genehmigen muss. Der Jahresabschluss muss innerhalb von 6 Monaten nach Ablauf der Rechnungsperiode erstellt und genehmigt werden. Das statutarische Organ der Gesellschaft muss danach ein Protokoll von der Hauptversammlung (Gesellschafterversammlung) erstellen und es unverzüglich in der Urkundensammlung hinterlegen. Der Oberste Gerichtshof der Tschechischen Republik hat in dem Urteil AZ 29 Cdo 4284/2007 während der Wirksamkeit des ursprünglichen tschechischen Handelsgesetznuches so entschieden, dass die Entscheidung über die Gewinnausschüttung (Ausschüttung von Dividenden) von der Hauptversammlung nur spätestens bis zum Ablauf des sechsten Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (normalerweise bis zum 30. Juni), andernfalls ist er ungültig. Auch wenn sich die gesetzliche Regelung des tschechischen handelskorporationsgesetzes nicht grundlegend geändert hat und seitdem vom Obersten Gerichtshof der Tschechischen Republik keine neue Rechtsprechung erlassen wurde, beginnen nach und nach die tschechischen Juristen eine Auslegung zu akzeptieren nach der der gesetzlich vorgeschriebene Insolvenztest die Frist von 6 Monaten für die Entscheidung über die Gewinnverteilung des Unternehmens nicht mehr erforderlich sein sollte. Es ist jedoch nur empfehelnswert, einen vorsichtigen Ansatz zu haben und eher die Ausschüttung des Vorschusses auf eine Dividende zu bevorzugen, die nach tschechischem Recht ausdrücklich zulässig ist.
 
Die Einberufung der Sitzung einer Hauptversammlung (Gesellschafterversammlung) ist auch dann notwendig, wenn es erforderlich ist, die Mitglieder des statutarischen Organs der Handelskörperschaft zu wählen, weil die Amtszeit der bestehenden Mitglieder des statutarischen Organs bereits abgelaufen ist oder bald abläuft. Bei den tschechischen Körperschaften ist die Amtszeit bei Vorstandsmitgliedern und Aufsichtsratsmitgliedern der Aktiengesellschaften und Genossenschaften sowie der Vereine zeitlich eingeschränkt. Die Gesellschaften und Genossenschaften vergessen dabei ziemlich oft, dass es im Gegensatz zu den Geschäftsführern bei den Gesellschaften mit beschränkter Haftung bei diesen Personen zu einer neuen Wahl kommen muss, ansonsten erlischt ihr Amt nach Ablauf der Amtszeit ohne weiteres und sie können dann für die Gesellschaft nicht handeln oder ihre Rechte und Pflichten als Aufsichtsorgan wahrnehmen.
 
Für die Nichterfüllung der oben angeführten Pflichten, nicht einmal nach nachträglicher Aufforderung des Gerichts, droht eine Geldstrafe bis zu CZK 100.000,- oder im äußersten Fall auch eine vom Gericht angeordnete Liquidation der Gesellschaft.
 

4. Unterstellung des tschechischen Gesellschaftsvertrags oder eines anderen Errichtungsakts unter das Gesetz über Handelskörperschaften vom Jahr 2012 ✔

 
Eine ganze Reihe von tschechischen Gesellschaften hat auch Weiterhin keinen aktualisierten Gesellschaftsvertrag oder keine aktualisierte Satzung in Übereinstimmung mit dem aktuellen Rechtsstand. Die Handelskörperschaften waren verpflichtet, ihre Gesellschaftsverträge und Satzungen dem tschechischen Gesetz über Handelskörperschaften bis zum 01.07.2014 anzupassen und den angepassten Gesellschaftsvertrag oder die angepasste Satzung in die Urkundensammlung zu hinterlegen. Im Falle von Vereinen bestand die Frist für die Erfüllung dieser Pflicht bis zum 01.01.2017. Die übliche Angabe, die in den Gesellschaftsvertrag oder die Satzung der Handelskörperschaft zu ergänzen war, war die Anzahl der Geschäftsführer und des Weiteren war es möglich, den Reservefonds aufzuheben, der nicht mehr von Gesetzes wegen errichtet und aufrechterhalten werden muss.
 
Für die Nichterfüllung der oben angeführten Pflichten, nicht einmal nach einer nachträglichen Aufforderung des Gerichts, droht eine Geldstrafe bis zu CZK 100.000,- und/oder im äußersten Fall auch eine vom Gericht angeordnete Liquidation der Gesellschaft.
 

5. Aktualisierung der im tschechischen Handelsregister eingetragenen Angaben ✔

 
Auch die im Handelsregister eingetragenen Angaben entsprechen relativ häufig nicht dem tatsächlichen Zustand. Wenn die Gesellschaft an der im Handelsregister eingetragenen Anschrift nicht ansässig ist, die Mitglieder des statutarischen Organs nicht ordnungsgemäß eingetragen hat und/oder ihr Unternehmensgegenstand nicht richtig eingetragen ist, dann droht in allen diesen Fällen schlimmstenfalls auch die vom Gericht angeordnete Liquidation der Gesellschaft. Die Gesellschaft sollte im Handelsregister ihre tatsächliche Adresse, an der sie ansässig ist, sowie die Mitglieder des statutarischen Organs und ihren Unternehmensgegenstand zutreffend eingetragen haben.
 
In allen diesen Fällen drohen im äußersten Fall auch die vom Gericht angeordnete Liquidation der Gesellschaft und/oder eine Geldstrafe bis zu CZK 100.000,- für die Nichterfüllung der oben angeführten Pflichten, nicht einmal aufgrund einer nachträglichen Aufforderung des Gerichts.
 

6. Website der Gesellschaft in Tschechien ✔

 
Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der Website Ihrer Gesellschaft! Eine Aktiengesellschaft muss zwingend eine eigene Website mit folgenden Informationen haben:
 
·         Firmenname, Sitz, Id. Nr.
·         Angaben über die Eintragung in einem öffentliche Register
·         Einladung zur Hauptversammlung
·         Rechnungsabschluss
·         Jahresbericht
·         Informationen über die Zugehörigkeit zum Konzern
·         Erläuterung für die Aktionäre, falls sie nicht in der Hauptversammlung abgegeben wird
·         Gegenantrag des Aktionärs zu den in die Tagesordnung der Hauptversammlung aufgenommenen Angelegenheiten zusammen mit dem Standpunkt des Vorstands
·         Bericht über die finanzielle Assistenz gemäß § 311 Lit. d) des Gesetzes über Handelskörperschaften (ZOK)
·         Sachverständigengutachten gemäß § 91 ZOK
·         Informationen bei Umwandlungen von Körperschaften
 
Wenn eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung eine Website errichtet hat, ist sie ab dem 01.01.2014 verpflichtet, auf der Website gemäß § 7 Abs. 2 und 3 ZOK und § 435 des tschechischen Bürgerlichen Gesetzbuches (NOZ) folgende Angaben zu veröffentlichen:
 
·         Firmenname und Sitz
·         Angabe über die Handelsregistereintragung inkl. Abt. und Einlageblatt
·         Identifikationsnummer
 
Die gleichen Angaben muss jede Körperschaft auch in ihren Geschäftsunterlagen anführen.
 
Bei Nichterfüllung der angeführten Pflicht kann das Gericht die Gesellschaft zur Erfüllung auffordern. Sollte die Gesellschaft auf diese Aufforderung nicht reagieren, kann ihr das Registergericht eine Geldstrafe bis zu CZK 100 Tsd. auferlegen.
 

7. Vertrag über die Wahrnehmung des Amts des Organmitglieds einer Körperschaft oder Genossenschaft in Tschechien ✔

 
Die Gesellschaften in der Tschechischen Republik waren verpflichtet, auch die bestehenden Verträge über die Wahrnehmung des Amts des statutarischen Organs der neuen Rechtsregelung anzupassen, und zwar spätestens bis zum 01.07.2014. Wenn kein Vertrag abgeschlossen wurde oder wenn der Vertrag ungültig ist, dann gilt, dass die Wahrnehmung des Amts unentgeltlich erfolgt. Entsprechendes gilt auch dann, wenn keine Entlohnung oder sonstige Geld- oder Sachleistung zu Gunsten des Mitglieds des statutarischen Organs oder ihm nahestehenden Person im Vertrag vereinbart und von der Gesellschafterversammlung genehmigt wurde.
 

8. Gewerberegister in Tschechien✔

 
Auch die Gewerbeämter haben strengere Kontrollen bei der Einhaltung der Pflichten der eingetragenen Unternehmen gemäß dem Gewerbegesetz eingeführt. Die Gewerbeämter befassen sich in den Kontrollverfahren insbesondere mit der ordentlichen Anmeldung und Bezeichnung der Betriebsstätten. Das Gewerbegesetz legt nämlich fest, dass jede Betriebsstätte außen dauerhaft und sichtbar mindestens mit dem Firmennamen und der Identifikationsnummer des Unternehmers bezeichnet werden muss. Im Falle von Betriebsstätten, die für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen für Verbraucher bestimmt sind, wird der Umfang der Bezeichnung noch verschärft. Jede Betriebsstätte, in der der Unternehmer seine unternehmerische Tätigkeit betreibt, muss angemeldet werden.
 
Des Weiteren ist es erforderlich, im Gewerberegister insbesondere zu prüfen, ob die Eintragung über den verantwortlichen Vertreter aktuell ist. Bei freien Gewerben wird die Bestellung eines verantwortlichen Vertreters gemäß dem Gewerbegesetz nicht mehr verlangt, wenn dieser jedoch in der Vergangenheit bestellt und eingetragen war und wenn es nicht zu seiner Löschung kam, dann kann das Gewerbeamt bei der Kontrolle einen Nachweis über das Vertragsverhältnis zwischen dem Unternehmer und dem eingetragenen verantwortlichen Vertreter verlangen.
 
Im Rahmen des Kontrollverfahrens kann das Gewerbeamt über die Begehung einer Verwaltungsübertretung entscheiden und eine Geldstrafe bis zu CZK 500 Tsd. auferlegen.
 

9. Übereinstimmung mit DSGVO und Schutz personenbezogener Daten ✔

 
Über die DSGVO-Compliance wurde mehr als genug geschrieben. Drohen jedoch real irgendwelche Sanktionen? Das tschechische Amt für den Schutz personenbezogener Daten hat auf seiner Website betont https://www.uoou.cz/pristup-uradu-k-nbsp-pokutovani/d-31044, dass es vorhat, zur Abhilfeschaffung aufzufordern und zu motivieren, also nicht primär Unregelmäßigkeiten geringeren Ausmaßes zu bestrafen, zu denen es insbesondere bei kleinen Unternehmen kommt. In den letzten 2 Jahren ist es so in mind. 500 Fällen vorgegangen.
 
Die Geldstrafen liegen jeweils in einem Bereich von Tausenden oder max. Zehntausenden Tschechischen Kronen sowohl in Fällen der unerbetenen Werbung, als auch beim Schutz personenbezogener Daten. Nur ausnahmsweise haben die Geldstrafen eine Grenze von Hunderttausend Tschechischen Kronen erreicht. Im Oktober 2018 hat das Amt für den Schutz personenbezogener Daten der Gesellschaft Internet Mall, a.s. eine Geldstrafe in Höhe von CZK 1,5 Mio. auferlegt. Der Grund dafür war, dass die Firma personenbezogene Daten von mindestens 735 Tausend Kunden nicht abgesichert hat. Der Grund für diese Höhe war die Anzahl der Kunden, deren Angaben die Gesellschaft Internet Mall, a.s. nicht genügend abgesichert hat (fast eine Dreiviertelmillion von Personen). Im Jahr 2018 wurde des Weiteren einem Unternehmen eine Geldstrafe in Höhe von CZK 800 Tsd. auferlegt, das kommerzielle Angebote versendet und dabei die von einem Dritten bereitgestellte Datenbank genutzt hat. Eine Rekordstrafe in Höhe von CZK 4,25 Mio. wurde im Jahr 2017 für die Verbreitung von unerbetener Werbung auferlegt. Falls Sie mehr Informationen zu den Entscheidungen des tschechischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten erfahren möchten, dann können Sie dazu unser Artikel zum Thema Entscheidungen der tschechischen Datenschutzbehörde in Sachen DSGVO und des Schutzes personenbezogener Daten im Jahre 2019 lesen.
 
Wir weisen darauf hin, dass seit dem 25. Mai 2018 die Geldstrafen eine Höhe von bis zu EUR 20 Mio. oder bis zu 4 % des Gesamtjahresumsatzes erreichen können. Im Falle eines verantwortungsbewussten Zugangs und der Annahme von Besserungsmaßnahmenbei der Feststellung einzelner Unregelmäßigkeiten im Rahmen einer Kontrolle des Amts für den Schutz personenbezogener Daten, kann man unserer Auffassung nach ein freundliches und moderates Verhalten seitens des Amts erwarten.
 

10. Tschechische Wirtschaftsprüfung und Konsolidierungspflichten ✔

 
Unternehmen mit steigendem Umsatz und Vermögenswerten, die ihren Jahresabschluss noch nicht geprüft haben, sollten die Bedingungen für die Nichteinhaltung der Anforderungen für den gesetzlich geprüften Jahresabschluss und für die Zusammenlegung zur Konsolidierung sorgfältig prüfen. Für den zweiten Abrechnungszeitraum, in dem die gesetzlichen Kriterien überschritten wurden, wird erstmals eine Abschlussprüfung durchgeführt. Für tschechische Aktiengesellschaften reicht es aus, wenn das Vermögen 40 Mio. CZK oder der Umsatz 80 Mio. CZK übersteigt oder die tschechische Aktiengesellschaft mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt. Für andere Unternehmen min. Zwei dieser Kriterien müssen erfüllt sein. Die Abschlussprüfung kann auch in bestimmten gesetzlichen Fällen festgelegt werden. Das Gesetz sieht genauere Bedingungen vor und wir empfehlen daher, diese direkt mit dem Abschlussprüfer zu besprechen.
 
Wenn die Gruppe der tschechischen Unternehmen mindestens zwei der folgenden Kriterien für den Abrechnungszeitraum überschreitet (i) beträgt die Summe der Vermögenswerte mehr als 100 Millionen, (ii) der Umsatz liegt über 200 Millionen und (iii) die durchschnittliche Anzahl der 50 Beschäftigten ist erforderlich, um den Konzernabschluss aufzustellen. Die Vorbereitung des Unternehmens auf die Prüfung oder Konsolidierung ist nicht einfach und es ist gut, vorab Kontakt mit dem Abschlussprüfer zu haben und sich auf neue Aufgaben und Fragen der Abschlussprüfer vorzubereiten. Bitte beachten Sie, dass nur eine Abrechnungsperiode die Konsolidierung bestimmt. Die Sanktion für die Nichterfüllung dieser Verpflichtungen ist ähnlich wie die oben genannten anderen Verpflichtungen, da das Unternehmen die Verpflichtung nicht erfüllt, diese Dokumente auf die Sammlung von Dokumenten zu stützen, und gleichzeitig mit einer Geldstrafe von 3% bestraft wird. bzw. 6% des Gesamtvermögens Herr Mr. Miloš Fiala, Wirtschaftsprüfer von ECOVIS Czech Republic, und sein Team, hilft Ihnen bei der Bewertung der ersten Informationen und der Anpassung des Unternehmens, einschließlich der Definition der Konsolidierungseinheit, und später bei der Prüfung des Konzernabschlusses. In Fällen, in denen nur die Aufstellung eines Konzernabschlusses benötigt wird, stehen Ihnen diese Wirtschaftsprüfer ebenfalls zur Verfügung.

 

11. Und weitere...

Den weiteren Punkte behalten wir für unsere Mandanten... ?.

 

Kontakt an die tschechische Rechtsanwaltskanzlei inn Prag ECOVIS ježek

Wenn Sie Unterstützung bei Ihrer rechtlichen Prüfung benötigen oder im Falle von weiteren Fragen hinsichtlich der weiteren Pflichten im Zusammenhang mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit zum Ende dieses Jahres können Sie sich jederzeit gerne an die tschechische Anwaltskanzlei ECOVIS ježek wenden. Wir bieten Dienstleistungen in vielen Bereichen der unternehmerischen Tätigkeit, einschließlich der Gründung einer neuen Gesellschaft oder in weiteren Bereichen der Förderung von Unternehmern an. Sie können sich gerne mit uns in Verbindung setzen: Telefonnummer +420 226 236 600, ggf. senden Sie eine E-Mail an die Adresse mojmir.jezek@ecovislegal.cz für die Vereinbarung einer kostenlosen Beratung.

Sollten Sie an einer Prüfung des Zustands der Urkundensammlung Ihrer Gesellschaft Interesse haben, dann bieten wir Ihnen eine rechtliche Prüfung für einen Pauschalbetrag in Höhe von EUR 200 an. Für diesen Betrag überprüfen wir, ob Ihre Urkundensammlung vollständig ist und übersenden Ihnen entweder die Bestätigung über die Mängelfreiheit und/oder das Verzeichnis der Dokumente, die Sie in die Urkundensammlung ergänzen sollen.

Für mehr Informationen besuchen Sie bitte unsere Website http://www.ecovislegal.cz/de

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