Arbeitsunterlagen mit elektronischer oder digitaler Signatur

Digitalisierung im Arbeitsrecht

Möglichkeiten einer Nutzung der elektronischen Signatur oder ähnlicher Alternativlösungen beim Abschluss von Arbeitsverträgen?



 
ECOVIS ježek über die Möglichkeiten einer Nutzung der elektronischen Signatur oder ähnlicher Alternativlösungen beim Abschluss von Arbeitsverträgen
 
Dieser Artikel bietet die Zusammenfassung der Möglichkeiten einer Nutzung der elektronischen Signatur oder sonstiger Alternativlösungen bei der Unterzeichnung von Dokumenten durch die Vermittler der elektronischen Authentifizierungsdienste beim Abschluss von Arbeitsverträgen und weiteren arbeitsrechtlichen Dokumenten, einschließlich der Möglichkeiten der Kommunikation des Arbeitgebers mit den Arbeitnehmern, nach den geltenden tschechischen Rechtsvorschriften und der relevanten Gesetzgebung der Europäischen Union.
 

ELEKTRONISCHE, BIOMETRISCHE SIGNATUREN UND IHRE ALTERNATIVEN IN DER TSCHECHISCHEN REPUBLIK

 
Elektronische Signaturen in all ihren Alternativen stellen zurzeit eine immer häufiger genutzte Alternative zu üblichen Unterschriften dar. Neben den klassischen elektronischen Signaturen (die zurzeit schon ganz üblich sind) setzen sich immer mehr auch alternative Lösungen durch, insbesondere Online-Dienste, die imstande sind, Dokumente durch Fernverfahren zu authentifizieren, dadurch, dass die jeweils andere Vertragspartei durch diesen Dienst ihre Zustimmung zum Wortlaut des übersandten Dokuments erteilt. In diesem Artikel werden die klassischen elektronischen Signaturen nicht näher behandelt, weil diese Signaturen derzeit schon ohne Weiteres genutzt werden können, ohne dass die Gültigkeit eines so unterzeichneten Dokuments in Frage gestellt würde.
 
Die Biometrische Signatur ist eine auf einem Spezialgerät abgegebene Signatur (Tablett oder Unterschrifts-Pad - Signpad), die neben dem Bild der Signatur auch viele weitere Parameter aufzeichnet (Druck, Geschwindigkeit usw.), und daher ermöglicht, dass die Echtheit der Signatur durch ein Sachverständigengutachten auf ähnliche Art und Weise überprüft werden kann, wie die Echtheit der üblichen Signatur in einer Urkunde. Das Ergebnis soll tatsächlich einzigartig, für jede Einzelperson spezifisch und unnachahmlich durch einen Dritten sein. Die Biometrische Signatur ist außerdem mit dem konkreten Dokument fest verbunden und sie kann also in kein anderes Dokument übertragen werden. Wenn in dieser Form eine Datei signiert ist (typischerweise eine PDF-Datei), dann ermöglichen Spezialanwendungen die Signatur in das Dokument als Metadaten einzufügen, gegebenenfalls die Signatur auch graphisch darzustellen – zum Beispiel an jenem Ort, wo die Signatur üblicherweise angebracht ist, also in der Signatur-Klausel des Dokuments. Das Ergebnisdokument muss nicht mehr gedruckt werden und sämtliche Dokumentation kann nur in elektronischer Form aufbewahrt werden. Jedes elektronische Dokument muss mit Hilfe der biometrischen Signatur (physisch) von einem konkreten Menschen signiert werden. Es ist also unzulässig, automatisch funktionierende elektronische Zeichen und also auch die Verwendung dieser Art der Signatur bei solchen Dienstleistungen, die völlig automatisch, maschinell und ohne menschlichen Eingriff funktionieren (so funktioniert z.B. das System der Datenkästen). Die Signaturdaten sollen im Dokument in verschlüsselter Form gespeichert werden, um sie dadurch gegen möglichen Missbrauch zu schützen. Der Schlüssel für die Entschlüsselung der Signaturdaten soll dann sicher aufbewahrt werden und nur für den Bedarf der Überprüfung durch einen Sachverständigen zugänglich gemacht werden. Die Signatur wird nirgendwo gesondert aufbewahrt und die Benutzer müssen deshalb keine Angst vor Missbrauch haben.
 
Eine weitere Möglichkeit ist die Einschaltung der Anbieter von Authentifizierungsdiensten, in deren Rahmen die Übersendung des Dokuments (des Vertrags) an die jeweils andere Vertragspartei zusammen mit den Zugangsdaten sichergestellt wird, durch die diese Vertragspartei das Dokument „signieren“, bzw. dessen Wortlaut elektronisch bestätigen kann. Im Rahmen von Geschäftsbeziehungen kommt diese Form der Vertragsabschlüsse immer häufiger vor, obwohl der genaue Rechtsrahmen bisher fehlt. Im Rahmen von arbeitsrechtlichen Beziehungen kann insbesondere ein Arbeitgeber auf mehrere Probleme stoßen, die im nachstehenden Text behandelt werden.
 

GESETZLICHE REGELUNG IN DER TSCHECHISCHEN REPUBLIK

 
Die gegenwärtige tschechische gesetzliche Regelung bietet keine umfassende gesetzliche Regelung aller Arten von elektronischen Signaturen, weil die Technologie oft schneller ist, als die gesetzliche Regelung dieser neuen Technologien. Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG setzt fest, dass die höchste Form der elektronischen Signatur (in Bezug auf ihre Glaubwürdigkeit) die sog. qualifizierte elektronische Signatur ist. Diese Verordnung wurde in der tschechischen Rechtsordnung durch das Gesetz Nr. 297/2016 Slg., über Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen („Gesetz über elektronische Transaktionen“) umgesetzt.
 
Das Gesetz über elektronische Transaktionen setzt fest, dass zur Unterzeichnung der Dokumente mit elektronischer Signatur eine qualifizierte elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur, anerkannte elektronische Signatur, gegebenenfalls eine andere Art der elektronischen Signatur verwendet werden kann, wenn ein elektronisches Dokument signiert wird, für das im Gesetz über elektronische Transaktionen nicht die Pflicht festgesetzt ist, eine anerkannte elektronische Signatur zu verwenden, was insbesondere in jenen Fällen gilt, wenn es sich um öffentlich-rechtliche Dokumente handelt (d.h. Dokumente, in denen ein Vertragsnehmer einerseits ein öffentliches Subjekt ist). In privatrechtlichen Beziehungen sollte jede weitere Art der elektronischen Signatur genügen, also fast nahezu jegliche Daten in elektronischer Form (sog. „sonstige Art der elektronischen Signatur“).
 
Bei privatrechtlichen Handlungen, die durch elektronische Mittel vorgenommen werden, kann eine solche Handlung auch mit einer anderen Art der elektronischen Signatur elektronisch signiert werden, die als Äquivalent der eigenhändigen schriftlichen Unterschrift gilt. Nach unserer Auffassung sollte als “sonstige Art der elektronischen Signatur” mit der gleichen Rechtsgültigkeit als eigenhändige schriftliche Unterschrift jede Alternative akzeptiert werden, welche die durch das Gesetz für „Signatur“ angeforderten Garantien gewährt, d.h., wenn die genaue Erfassung des Inhalts eines Dokuments auch trotz der elektronischen Form sichergestellt ist und wenn eine solche Unterschrift auch weiterhin die Funktion der Identifizierung der handelnden Person erfüllt und als Garantie der Authentizität, bzw. des Schutzes vor Fälschung gilt.
 

ARBEITSVERTRAG UND SEINE FORMERFORDERNISSE

 
Der Arbeitsvertrag ist eine bilaterale Rechtshandlung und bedarf daher der Unterschrift beider Vertragsparteien, d.h. sowohl des Arbeitgebers, als auch des Arbeitnehmers. Das Gesetz Nr. 262/2006 Slg., Arbeitsgesetzbuch („Arbeitsgesetzbuch“) setzt für einen Arbeitsvertrag grundsätzlich die Schriftform fest. Das Arbeitsgesetzbuch regelt dann nicht mehr weiter, ob ein schriftlicher Arbeitsvertrag tatsächlich auf Papier ausgedruckt wird oder ob er nur elektronisch an den Arbeitnehmer übersandt werden kann, damit die Bedingung der Schriftform erfüllt ist.
 
Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch findet auf die arbeitsrechtlichen Beziehungen das Gesetz Nr. 89/2012 Slg., Bürgerliches Gesetzbuch (“ Bürgerliches Gesetzbuch”), in diesem Fall konkret die Bestimmungen über die Schriftform des Vertrags, subsidiär Anwendung. Gemäß den Bestimmungen d. § 561 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches gilt, dass „Die Gültigkeit einer in Schriftform vorgenommenen Rechtshandlung der Unterschrift des Handelnden bedarf. Die Unterschrift kann mit mechanischen Mitteln immer dort ersetzt werden, wo dies üblich ist. Eine andere Rechtshandlung setzt fest, wie bei einer mit elektronischen Mitteln vorgenommenen Rechtshandlung das Schriftstück elektronisch signiert werden kann.“ Des Weiteren reflektiert dann § 562 Abs. 1 direkt die Möglichkeit der Ersetzung der Schriftform mit einem elektronischen Dokument, da er festsetzt, dass „Die Schriftform auch bei einer Rechtshandlung als eingehalten gilt, die mit elektronischen oder anderen technischen Mitteln vorgenommen wurde, die die Erfassung deren Inhalts und die Bestimmung der handelnden Person ermöglichen. Es wird davon ausgegangen, dass die Aufzeichnungen der Angaben über Rechtshandlungen im elektronischen System zuverlässig sind, wenn sie systematisch und der Reihe nach vorgenommen werden und wenn sie gegen Änderungen geschützt sind. Wenn eine Aufzeichnung während des Betriebs des Werks aufgenommen wurde und wenn sich die jeweils andere Partei zu ihren Gunsten darauf beruft, dann wird davon ausgegangen, dass die Aufzeichnung zuverlässig ist.“
 
Die Schriftform gilt selbstverständlich auch in jenem Fall primär als erfüllt, wenn der Arbeitsvertrag oder ein anderes Dokument in Papierform erstellt und standardmäßig (physisch) unterzeichnet wurde, aber nach der bisherigen Praxis gilt die Schriftform auch in jenem Fall als eingehalten (erfüllt), wenn ein solches Dokument elektronisch erstellt und elektronisch signiert wurde. Auch ein elektronischer Arbeitsvertrag (z.B. als Dokument im Format PDF), der elektronische Signaturen beinhaltet, sollte für einen ordentlichen Arbeitsvertrag gehalten werden, und er sollte genauso wie ein Arbeitsvertrag in Papierform akzeptiert werden.
 
Das tschechische Arbeitsgesetzbuch rechnet nach der Novelle schon mit der Zustellung von Schriftstücken durch die Nutzung eines Netzwerks oder einer Dienstleistung der elektronischen Kommunikationen, aber nur unter der Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer seine schriftliche Zustimmung zu einer solchen Zustellung erteilt hat und dem Arbeitgeber seine elektronische Zustelladresse zur Verfügung gestellt hat.
 
Wir vermuten, dass es immer noch fraglich ist, ob die Bestimmungen über die elektronische Zustellung an den Arbeitnehmer so wie sie oben angeführt sind, auch im Rahmen eines Verfahrens für den eigenen Abschluss des Arbeitsvertrags Anwendung finden können. Wir vermuten, dass in jenen Fällen, wenn der Arbeitnehmer seine E-Mail-Adresse dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt hat und mit der Kommunikation per E-Mail einverstanden war und danach den Arbeitsvertrag angenommen hat (idealerweise durch ein einzigartiges Passwort zum Zweck der Bestätigung oder Autorisierung des Dokuments) und einen solchen Arbeitsvertrag ordnungsgemäß bestätigt oder autorisiert hat und danach mit der Ausübung der Arbeit oder mit sonstiger Handlung aufgrund eines solchen Vertrags begonnen hat, es nicht einmal in einem solchen Fall möglich sein sollte, das Bestehen des Arbeitsverhältnisses in Frage zu stellen, wenn zu der elektronischen Zustellung von Dokumenten keine ordentliche Zustimmung erteilt wurde, und dass der Arbeitsvertrag mit elektronischer Signatur unterzeichnet wurde. Die obigen Ausführungen gelten selbstverständlich nur unter der Voraussetzung, dass der Arbeitgeber nachweisen kann, das er sämtliche Unterlagen zur Verfügung hat, die die ordentliche Zustellung des Dokuments nachweisen (wenn möglich gemeinsam mit dem einzigartigen Passwort des Arbeitnehmers), einschließlich einer Bestätigung der Zustimmung des Arbeitnehmers zum Wortlaut des übersandten Dokuments – Bestätigung über die Autorisierung des Dokuments durch den Arbeitnehmer. Auch in einem solchen Fall, dass der Arbeitsvertrag nicht ordnungsgemäß abgeschlossen wurde, sollte das Arbeitsverhältnis als sog. faktisches Arbeitsverhältnis für gültig gehalten werden (§ 20 des Arbeitsgesetzbuches setzt fest, dass „Wenn eine Rechtshandlung nicht in einer solchen Form vorgenommen wurde, die gemäß diesem Gesetz erforderlich ist und wenn mit der Erfüllung schon begonnen wurde, ist es nicht möglich, sich auf die Ungültigkeit dieser Handlung bei denjenigen Handlungen zu berufen, durch die das grundlegende Arbeitsverhältnis entsteht oder sich ändert.“).
 
Der Arbeitgeber soll des Weiteren dafür sorgen, dass der Arbeitnehmer zumindest eine endgültige Ausfertigung des Arbeitsvertrags zur Verfügung hat, und zwar zumindest in elektronischer Form, die es dem Arbeitnehmer ermöglicht, den Arbeitsvertrag zu drucken oder anders zu behandeln. Dieses Erfordernis stimmt mit § 34 Abs. 5 des Arbeitsgesetzbuches überein, der festsetzt dass „jede Vertragspartei je eine Ausfertigung des Arbeitsvertrags erhalten muss“.
 

MÖGLICHKEITEN DER NUTZUNG VON ALTERNATIVEN VARIANTEN DER ELEKTRONISCHEN SIGNATUREN ODER ELEKTRONISCHEN ZUSTIMMUNGEN FÜR ARBEITSVERTRÄGE

 
Gemäß dem Gesetz über elektronische Transaktionen können Dokumente elektronisch signiert werden, wobei entweder eine qualifizierte elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur, anerkannte elektronische Signatur, gegebenenfalls eine andere Art der elektronischen Signatur verwendet werden kann, wobei die anerkannte elektronische Signatur nur bei Handlungen gegenüber einer Person des öffentlichen Rechts oder gegenüber einer anderen Person erforderlich ist, die im Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer Befugnisse handelt.
 
Im Rahmen der Arbeitsverhältnisse (wenn der Arbeitgeber keine Einrichtung des öffentlichen Rechts ist) kann als elektronische Signatur alles verwendet werden, was eine elektronische Form hat, was dem Dokument (z.B. im Format PDF) beigefügt werden kann und eine konkrete Person identifiziert. In Arbeitsverhältnissen ist also nach unserer Auffassung die sog. „einfache“ elektronische Signatur ausreichend (die in den Rechtsvorschriften als „eine andere Art der elektronischen Signatur“ bezeichnet wird). Eine Ausnahme von diesem Fall gilt nur für die Arbeitgeber im öffentlichen Sektor, die eine solche Freiheit nicht haben.
 
Diese einfache elektronische Signatur kann dann mehrere Formen haben. Von der bloßen Bestätigung der Zustimmung mit Hilfe eines einzigartigen Passworts, das vom Arbeitnehmer eingegeben wird, eines normalen gescannten Bilds, das in das Dokument eingefügt wird, bis zur dynamischen biometrischen Signatur. Es ist erforderlich, darauf hinzuweisen, dass das Erfordernis an die Identifizierung des Arbeitnehmers als einer Vertragspartei, die den Arbeitsvertrag unterzeichnet, bei einigen Formen der einfachen elektronischen Signatur erheblich schwieriger sein kann, als dies bei der klassischen Unterschrift und der Ausfertigung des Arbeitsvertrags in Papierform der Fall ist.
 
Die Inanspruchnahme der Authentifizierungsdienste, in deren Rahmen der Arbeitnehmer seine Zustimmung zum Wortlaut des Arbeitsvertrags mit Hilfe eines einzigartigen Passworts bestätigt, das ihm der Arbeitgeber zum Beispiel durch eine E-Mail übermittelt, halten wir dann für möglich, wenn der Arbeitgeber die Erfüllung einiger Bedingungen sicherstellt. Das einzigartige Passwort, gegebenenfalls sonstige Zugangsdaten zur Äußerung der Zustimmung müssen dem Arbeitnehmer nachweisbar an die E-Mail übersandt werden, die der Arbeitnehmer selbst als Kontaktadresse für die Kommunikation bezeichnet hat (zum Beispiel im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs). Den abgestimmten Wortlaut des Arbeitsvertrags mit dem gekennzeichneten Verifizierungsvermerk muss der Arbeitgeber danach registrieren, zusammen mit den Angaben, die die Absendung der einzigartigen Zugangsdaten an den Arbeitnehmer nachweisen sowie mit der Bestätigung über die Abstimmung des Arbeitsvertrags. Von diesen Angaben soll der Arbeitgeber Sicherheitskopien zur Verfügung haben, damit es nicht zum Verlust dieser Daten kommen kann, zum Beispiel in jenem Fall, dass der Anbieter der Authentifizierungsdienste seine Tätigkeit einstellen sollte. Sollten diese Angaben extern aufbewahrt werden, typischerweise in einem Cloud-Speicher, sollte der Arbeitgeber ebenso den Arbeitnehmer davon in Kenntnis setzen, wo und in welcher Form seine Daten aufbewahrt werden. Auch trotz Erfüllung der oben angeführten Bedingungen vermuten wir, dass diese Form des „Abschlusses“ eines Arbeitsvertrags erst zu jenem Zeitpunkt gültig wird, zu dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit für den Arbeitgeber aufnimmt. Zu diesem Zeitpunkt entsteht nämlich nach der Rechtsordnung der Tschechischen Republik ein sog. faktischer Arbeitsvertrag, der danach durch eine schriftliche Ausfertigung des Vertrags bestätigt wird, zusammen mit den Angaben darüber, dass der Vertrag dem Arbeitnehmer übersandt wurde und mit dem Arbeitnehmer ordnungsgemäß abgestimmt wurde.
 
Im Falle von möglichen Streitigkeiten, die in Arbeitsverhältnissen auftreten können oder im Falle einer Kontrolle seitens des Arbeitsinspektorats obliegt der Nachweis über den ordentlichen Abschluss eines Arbeitsvertrags (insbesondere die Einhaltung der Schriftform, die Existenz der ordentlichen Signaturen in jener Form, die für eine gültige elektronische Signatur oder für die elektronische Bestätigung des Vertrags und für den Beweis gehalten werden kann, dass dem Arbeitnehmer eine Ausfertigung des finalen Arbeitsvertrags zur Verfügung gestellt wurde) üblicherweise dem Arbeitgeber. Aus diesem Grund empfehlen wir deshalb, für die Unterzeichnung der wichtigen Dokumente (z.B. gerade eines Arbeitsvertrags) lieber die Variante der biometrischen Signatur zu nutzen.
 
Es ist auch erforderlich anzuführen, dass das faktische Arbeitsverhältnis zwar durch das Recht reflektiert, aber nicht ausdrücklich anerkannt ist. Der Arbeitgeber kann deshalb eine Verwaltungsübertretung gemäß § 25 Abs. 1 Lit. a) oder Lit. b) des Gesetzes Nr. 251/2005 Slg., über die Arbeitsaufsicht in der gültigen Fassung begehen.
 

ZUSAMMENFASSUNG

 
Elektronische Signaturen und ihre Alternativen als Äquivalente der eigenhändigen Unterschrift werden im Interesse der Verringerung unnötiger Verwaltungslasten in vielen Bereichen immer öfter genutzt. Der Unterzeichner unterzeichnet nicht eine Urkunde, sondern in einem elektronischen Gerät, z.B. in einem speziellen „Lesegerät“ durch einen für die Signatur bestimmten Bleistift oder gibt nur den Wortlaut des Vertrags mit Hilfe eines einzigartigen Stichworts frei, das unmittelbar zu diesem Zweck generiert wurde.
 
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass trotz der ungenügenden gesetzlichen Regelung eine Elektronisierung der Dokumente und Nutzung der elektronischen Signatur auch in das Arbeitsrecht vorgedrungen ist. Jene Arbeitgeber, die viele Arbeitnehmer haben, können in dieser Form ihre Personalabteilungen von Verwaltungslasten erheblich entlasten und dadurch auch zur Rationalisierung der Arbeit beitragen, weil die Suche in einer elektronischen Datenbank erheblich schneller ist, als in Verträgen in Papierform. Es ist erforderlich darauf hinzuweisen, dass es sich noch nicht um ein Standardverfahren handelt, aber im Zusammenhang mit der stetig wachsenden Digitalisierung und Elektronisierung vermuten wir, dass es sich aus der Sicht der Rechtsordnung um eine akzeptable, obwohl in vielen Hinsichten immer noch unvollkommene Form handelt. Ein Problem kann in einem solchen Fall auftreten, wie bereits oben erwähnt wurde, wenn der Arbeitgeber einer Kontrolle seitens der Arbeitsaufsicht unterzogen wird. In einem solchen Fall muss er bereit sein, zu erläutern, in welcher Form er Arbeitsverträge abschließt und nachzuweisen, dass er trotz dieser nicht traditionellen Form der Führung der arbeitsrechtlichen Agenda immer noch imstande ist, allen Pflichten nachzukommen, die ihm gemäß der tschechischen Rechtsordnung obliegen, insbesondere dann gemäß den diesbezüglichen Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuches.
 
Der Arbeitgeber muss deshalb insbesondere im Zusammenhang mit der Einstellung des eigenen Systems der Elektronisierung der Dokumente vorsichtig sein, damit er im Falle eines arbeitsrechtlichen Streits oder einer Kontrolle seitens der Arbeitsaufsicht jederzeit imstande wäre nachzuweisen, dass für jeden Arbeitnehmer eine schriftliche Ausfertigung des Arbeitsvertrags vorliegt, der mit ordentlichen Unterschriften beider Vertragsparteien versehen ist, oder anders nachzuweisen, dass der Arbeitnehmer den Arbeitsvertrag tatsächlich gebilligt hat und dass er die Tätigkeit auf dessen Grundlage aufgenommen hat. Wie bereits oben angeführt wurde, empfehlen wir in diesem Zusammenhang wegen dem Schutz des Arbeitgebers lieber eine dynamische biometrische Signatur zu nutzen, wir vermuten jedoch, dass auch die Variante der Fernautorisierung des Arbeitsvertrags durch den Arbeitnehmers mit Hilfe eines einzigartigen Passworts a priori nicht ausgeschlossen werden kann nur deshalb, dass die im Recht noch nicht reflektiert wurde.
 
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JUDr. Mojmír Ježek, Ph.D.
 
ECOVIS ježek, advokátní kancelář s.r.o.
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