Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union
EU Verordnung zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union
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Abschaffung der Apostille zwischen Deutschland und Tschechien für bestimmte Urkunden
Die von den Behörden eines EU-Mitgliedsstaates zu Zwecken ihrer Verwendung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat ausgestellten öffentlichen Urkunden müssen in der Regel mit einem gesonderten Echtheitsvermerk zur Verwendung im Ausland, einer sog. Apostille versehen werden, in die Amtssprache des jeweiligen EU-Mitgliedsstaates übersetzt werden und sie müssen auch weitere Formalitäten erfüllen. Eine Befreiung von diesen Formalitäten kann nur ein gesondertes internationales Abkommen bringen, das zwischen den EU-Mitgliedsstaaten abzuschließen ist. In der Praxis tritt also nicht selten eine paradoxe und häufig unübersichtliche Situation ein, wenn zum Beispiel in Österreich für die Vorlage in der Tschechischen Republik ausgestellte öffentliche Urkunden keiner Apostille bedürfen, während in Deutschland für die Vorlage in Tschechien ausgestellte öffentliche Urkunden einer Apostille bedürfen. Einige Staaten weigern sich dann sogar, der Urkunde eine Apostille beizufügen, gerade mit Hinweis auf ein gesondertes bilaterales internationales Abkommen (z. B. Frankreich).
Der Antragsteller muss also nicht nur die eigene öffentliche Urkunde (z.B. Geburtsurkunde, Sterbeurkunde oder Urteil über die Ehescheidung), sondern sogar auch eine Apostille und amtliche Übersetzung der jeweiligen Urkunde durch einen Dolmetscher beschaffen, und zwar das alles auf eigene Kosten. Die Erledigung einer öffentlichen Urkunde zur Verwendung in einem anderen EU-Mitgliedsstaat kann sich deshalb auf mehrere Tage, oder vielmehr auch Wochen ausweiten, und bedeutet die Entstehung von erheblichen Kosten auf Seiten des Antragstellers.
Verordnung (EU) zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union
Mit Wirkung ab dem 16.02.2019 sollten diese Schwierigkeiten hinsichtlich eines beträchtlichen Teils der öffentlichen Urkunden, die von den EU-Mitgliedsstaaten ausgestellt werden, wegfallen. Zu diesem Zeitpunkt tritt nämlich die Verordnung (EU) 2016/1191 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. Juli 2016 zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union in Kraft.
Befreiung eines begrenzten Kreises von öffentlichen Urkunden und ihrer beglaubigten Kopien von allen Formen der Legalisierung und ähnlichen Formalitäten
Der wichtigste Vorteil, den diese Verordnung bringt, ist die Befreiung eines abgegrenzten Kreises von öffentlichen Urkunden und ihrer beglaubigten Kopien von allen Formen der Legalisierung und ähnlichen Formalitäten, einschließlich der Befreiung von der Anforderung, die Urkunde mit einer Apostille zu versehen. Was die öffentlichen Urkunden in Bezug auf Geburt, die Tatsache, ob eine Person lebt, des Todesfalls, der Ehe, der registrierten Partnerschaft, des Wohnsitzes oder des Aufenthaltsorts oder der Vorstrafenfreiheit anbelangt, werden die Behörden der EU-Mitgliedsstaaten außerdem nicht berechtigt sein, vom Antragsteller eine Übersetzung in die Amtssprache zu verlangen, wenn einer solchen öffentlichen Urkunde jene Informationen beigefügt werden, die im mehrsprachigen Formular enthalten sind, das durch diese Verordnung neu eingeführt wurde, und wenn diese Informationen ausreichend sind.
Die Verordnung bezieht sich vor allem auf folgende Arten von öffentlichen Urkunden, die von den Gerichten oder Verwaltungsbehörden, Notaren, gegebenenfalls diplomatischen Vertretern oder Konsularbeamten der einzelnen EU-Mitgliedsländer ausgestellt werden, in Bezug auf:
a) Geburt (z. B. Geburtsurkunde),
b) Tatsache, dass eine Person lebt (z.B. notarielle Bescheinigung, dass jemand am Leben ist),
c) Todesfall (z.B. die Sterbeurkunde),
d) Name (z.B. Bescheinigung über den Namen des Kindes),
e) Ehe, einschließlich der Befähigung zur Eheschließung und des Familienstands (z.B. Trauschein, Bescheinigung über die Befähigung zur Eheschließung),
f) Scheidung, Trennung oder Ungültigkeitserklärung einer Ehe (z.B. das Urteil über die Ehescheidung),
g) registrierte Partnerschaft, einschließlich der Befähigung zur Schließung der registrierten Partnerschaft und des Status der registrierten Partnerschaft (z.B. Bescheinigung über die Schließung der registrierten Partnerschaft),
h) Aufhebung der registrierten Partnerschaft, Trennung oder Ungültigkeitserklärung der registrierten Partnerschaft (z.B. Entscheidung über die Aufhebung der registrierten Partnerschaft),
i) Elternschaft (z.B. Geburtsurkunde des Kindes),
j) Adoption (z.B. Entscheidung über die Adoption),
k) Staatsangehörigkeit (z.B. Bescheinigung über die Staatsangehörigkeit),
l) Vorstrafenfreiheit unter der Voraussetzung, dass die öffentlichen Urkunden, die diese Tatsache bescheinigen, für einen EU-Angehörigen von den Behörden des Mitgliedsstaates ausgestellt werden, dessen Staatsangehöriger er ist (z.B. polizeiliches Führungszeugnis).
Die Verordnung soll sich jedoch weder auf öffentliche Urkunden, die von den Organen der Nicht-EU-Länder ausgestellt werden noch auf amtlich beglaubigte Kopien solcher Urkunden, des Weiteren noch auf Identitätsnachweise oder Reisepässe sowie auf die Kopien von beglaubigten Kopien beziehen.
Der Antragsteller muss die Beifügung des mehrsprachigen Formulars einer öffentlichen Urkunde beantragen. Für die Ausfertigung des mehrsprachigen Formulars können die EU-Mitgliedsländer eine den Kosten angemessene entsprechende Gebühr verlangen.
Die Verordnung steht jedoch der Verwendung der bisherigen Systeme für die Beglaubigung von öffentlichen Urkunden, die zur Vorlage im Ausland bestimmt sind, nicht entgegen, und die jeweilige öffentliche Urkunde kann also mit einer Apostille versehen werden oder man kann von der Befreiung von den Formalitäten gemäß einem gesonderten internationalen Abkommen zwischen den EU-Mitgliedsländern Gebrauch machen.
Welche praktische Vereinfachung bringt diese Verordnung? Polizeiliches Führungszeugnis ohne Apostille und Übersetzung
Sollte ein deutscher Staatsangehöriger vorhaben, zum Geschäftsführer einer tschechischen Handelsgesellschaft zu werden, dann genügt es, wenn er für die Zwecke der Eintragung in das tschechische Handelsregister nach dem 16.02.2019 die von den deutschen Behörden in deutscher Sprache ausgestellte Vorstrafenfreiheitserklärung nachweisen kann, der das jeweilige mehrsprachige Formular in deutscher Sprache beigefügt wird. Er muss also nicht mehr eine Apostille auf dem polizeilichen Führungszeugnis beschaffen und für die Übersetzung ins Tschechische sorgen. Für den Fall, dass er vorbestraft war, kann er jedoch von dem durch die Verordnung festgesetzten Vorteil keinen Gebrauch machen und der Antragsteller muss wie bisher vorgehen.
Für die Zwecke der Verhandlung einer Erbschaft nach einem deutschen Staatsangehörigen, der in der Tschechischen Republik verstorben ist, genügt es dann, den deutschen Behörden die von der tschechischen Behörde ausgestellte Sterbeurkunde vorzulegen, der das jeweilige mehrsprachige Formular in tschechischer Sprache beizufügen ist.
Die Verordnung bringt für die Angehörigen von EU-Mitgliedsstaaten die dringend notwendige Vereinfachung der Vorlage von einigen öffentlichen Urkunden in verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten in Übereinstimmung mit den Prinzipien der Freizügigkeit auf dem Binnenmarkt und vor allem dann eine integrierte Vorgehensweise hinsichtlich der gegenseitigen Anerkennung dieser öffentlichen Urkunden in allen EU-Mitgliedsländern. Gleichwohl legt die Verordnung den Kreis der öffentlichen Urkunden, auf die sie anzuwenden ist, relativ eng fest. Die Verordnung bezieht sich also zum Beispiel nicht auf die Handelsregisterauszüge, die in einem EU-Mitgliedsland zur Verwendung in einem anderen EU-Mitgliedsland ausgestellt wurden. Ein Handelsregisterauszug hinsichtlich einer deutschen Gesellschaft, der zur Vorlage in der Tschechischen Republik bestimmt ist, muss also auch nach dem 16.02.2019 mit einer Apostille versehen und übersetzt werden.
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