İşlemleri kağıtsız yürütmek mi?Kağıtsız mı? Çek Cumhuriyeti’ndeki Elektronik Personel Belgeler İçin Öneriler

Dijital olarak imzalanmış Çek iş belgeleri

Çek Cumhuriyeti'ndeki iş sözleşmelerini imzalamak için elektronik imza veya diğer alternatif dijital formları kullanma imkanı

ECOVIS ježek Elektronik Personel Belgeleri üzerine ve Çek Cumhuriyeti'ndeki iş sözleşmelerini imzalamak için elektronik imza veya başka alternatif formlar kullanma imkanı sunmaktadır.

Bu makalede çalışanlarla iletişimi de içeren Çek Cumhuriyeti geçerli yasaları ve Avrupa Birliği'nin ilgili kanunları çerçevesinde hazırlanan diğer belgelerin ve Çek İş Sözleşmelerini sonuçlandıran, elektronik imzaların veya çevrimiçi doğrulama hizmetleri aracılığıyla belgelerin yetkilendirilmesi için mümkün olan diğer alternatif dijital formların kullanım olanaklarını özetlenmiştir.

ÇEK CUMHURİYETİ'NDE ELEKTRONİK İMZALAR, BİYOMETRİK İMZALAR ve DİĞER OLASI FORMLAR

Tüm alternatifler arasından elektronik imzalar, günümüzde yaygın olarak kullanılan kişisel imzalara alternatif olarak giderek daha fazla kullanılmaktadır.Resmi olarak tanınan (ve şu anda yaygın olan) elektronik imzaların yanı sıra, özellikle diğer sözleşme tarafların rızasına dayanarak belgeleri uzaktan doğrulayabilen çevrimiçi hizmetleri sürekli olarak daha fazla alana ulaşabilen başka alternatif formlar da vardır. Bu makale resmi olarak tanınan elektronik imzalarla ilgilenmez, çünkü bu imzalar belgelerin yasal geçerliliği sorgulanmadan belgelerin yürütülmesinde zaten kullanılabilir.

Biyometrik imza, imzanın basit görüntüsüne ek olarak birçok başka parametreyi (baskı, hız vb.) de kaydedebilen ve böylece bir kağıt belgede ortak bir imza olması durumunda imzanın gerçekliğini retrospektif olarak bir uzman tarafından incelenmesine izin veren özel bir cihaz (tablet veya imza pedi) üzerinde yapılan bir imzadır. Sonuçta,imza her bireye özgü ve başkaları tarafından taklit edilemeyecek şekilde benzersiz olmalı.Ek olarak, bir biyometrik imza belirli bir belgeye sıkıca tutturulur ve bu nedenle başka bir belgeye aktarılamaz. Bir dosya (genellikle bir PDF dosyası) biyometrik imzayla imzalanırsa, özel uygulamalar imzanın belgeye meta veri olarak veya grafiksel olarak iliştirilmesine izin verir- örneğin, imzanın genellikle iliştirildiği yerde - belgenin imza maddesinde. İmzalı belgenin yazdırılması artık gerekli değildir ve bu nedenle tüm belgelerin yalnızca elektronik olarak saklanması mümkündür.İmzalı belgenin yazdırılması artık gerekli değildir ve bu nedenle tüm belgelerin yalnızca elektronik olarak saklanması mümkündür. Biyometrik imzanın oluşturulması için, herhangi bir elektronik belgenin belirli bir kişi tarafından ve şahsen imzalanması gerekir.Bu nedenle, otomatik elektronik etiketler kullanmak mümkün değildir ve bu nedenle, herhangi bir insan müdahalesi olmadan (yani veri kutusu sistemi) tümüyle otomatik olarak çalışan hizmetler için bu tür bir imza kullanmak mümkün değildir. İmza verileri, belgede şifrelenmiş bir biçimde saklanmalı ve bu nedenle olası yanlış kullanımlara karşı korunmalıdır. Belirli imza verileri için şifre çözme anahtarı güvenli bir şekilde saklanmalı ve yalnızca uzman incelemesi amacıyla kullanılmalıdır.İmza, belgeden ayrı hiçbir yerde saklanmaz ve bu nedenle kullanıcıların imzasının kötüye kullanılmasından korkması gerekmez.

Diğer bir seçenek, karşı tarafa bir belgeyi “imzalayabileceği” veya oturum açma bilgilerini elektronik olarak-çevrim içi onaylayabildiği giriş ayrıntılarıyla birlikte diğer tarafa bir belge (sözleşme) gönderebilecek bir doğrulama servisi kullanmaktır. Bu yöntem, özellikle yasal düzenlemelerin yapılmamasına rağmen, özellikle iş ilişkilerinde giderek daha sık görülmektedir.İş ilişkileri bağlamında, özellikle işveren, aşağıda tanımladığımız çeşitli sorunlarla karşılaşabilir.

ÇEK CUMHURİYETİNDE ELEKTRONİK İMZA DÜZENLEMESİ

Çek mevzuatı, elektronik imzalarla ilgili yasal ilişkileri eksiksiz bir şekilde düzenlememektedir, çünkü teknoloji, herhangi bir mevzuatın olabileceğinden çok daha hızlıdır, ancak Elektronik işlemlerde elektronik tanımlama ve güven verici hizmetler hakkında 23 Temmuz 2014 tarih ve 910/2014 sayılı Avrupa Tüzüğü, Çek hukuk sistemine 297/2016 sayılı Kanun şeklinde yansımasıyla birlikte, Çek Cumhuriyeti'nde elektronik işlemlerde güven yaratan hizmetler ("Çek Elektronik İşlemleri Kanunu") uygulanabilir.

Çek Elektronik İşlemler Yasası, elektronik imzanın garantili bir elektronik imza, sertifikalı bir elektronik imza, tanınmış bir elektronik imza veya herhangi bir diğer elektronik imza şeklinde olmasını sağlar. Son imza türü (basit elektronik imza), Çek Elektronik İşlemler Yasası'nın, özellikle kamusal belgelerde olduğu gibi,garantili bir elektronik imza kullanma zorunluluğu getirmediği tüm durumlarda, bir kamu hizmeti içindeki elektronik işlemlerde güven meselesi olduğu durumlarda kullanılabilir.Bu nedenle, özel ilişkilerde, başka herhangi bir elektronik imza türü, neredeyse tüm elektronik veriler ("diğer elektronik imza türü" olarak adlandırılır) yeterli olmalıdır.

Özel hukuk uyarınca imzalanan ve elektronik şekilde yapılan sözleşmeler, el yazısı imzanın eşdeğeri olarak kabul edilir her türlü elektronik imza ile elektronik olarak imzalanabilir. Kanımızca, bir "diğer elektronik imza türü" olarak, Çek yasalarında olduğu gibi "imza" için gereken garantileri sağlayan herhangi bir alternatif olarak kabul edilebilir.Belgenin içeriği elektronik forma rağmen doğru bir şekilde ele geçirilirse ve imzalayan tarafın tanımlanması sağlanırsa, el yazısı imzası ile aynı yasal geçerliliği olan bir belge ile kabul edilmelidir.Bu şekilde imza atılması her durumda bir tanımlama aracının amacını ve orijinalliğini dolandırıcılığa karşı garanti altına almalıdır.

ÇEK CUMHURİYETİ'NDE İŞ SÖZLEŞMESİ VE YÜKÜMLÜLÜK ŞARTLARI

İş sözleşmesi iki taraflı bir yasal işlemdir ve bu nedenle her iki tarafın (işveren ve çalışan) imzaları gereklidir. 262/2006 Sayılı, İş Kanunu (the “Çek İş Kanunu”) iş sözleşmesi için zorunlu bir yazılı form gerektirir, ancak yazılı bir iş sözleşmesinin kağıda basılması gerekip gerekmediğini veya yazılı halini yerine getirebilmek için çalışana yalnızca elektronik olarak gönderilip gönderilemeyeceğini belirtmez. Ancak, Çek İş Kanunu'nun 34 (1) Maddesinin hükmüne göre, her bir sözleşme tarafının ilgili iş sözleşmesinin bir kopyasını alması gerektiğini unutmayın. Bu nedenle, çalışanın, her iki tarafça onaylanan sözleşmenin son halini, kayıt altına almasını ve yazdırması gerektiğine inanıyoruz.

89/2012 sayılı Çek İş Kanunu'na göre Kanununa göre, Medeni Kanun (““Çek Medeni Kanunu”), iş ilişkilerinde tamamlayıcı olarak uygulanır. Bu durumda, Çek Medeni Kanunu'nun sözleşmenin yazılı şekli ile ilgili hükümlerini kullanabiliriz. Çek Medeni Kanunu'nun 561 (1) Maddesi uyarınca, yazılı bir şekilde gerçekleştirilen herhangi bir yasal işlemin geçerliliği, katılımcının imzasını gerektirir ve bunu yapmanın tipik olduğu bazı durumlarda, imza, damga veya başka bir yasa düzenlemesinin öngördüğü herhangi bir başka yöntem gibi mekanik araçlarla değiştirilebilir. (“Yazılı olarak yapılan hukuki işlemlerin geçerliliği, katılımcının imzasını gerektirir. İmza, bunun yerine tipik olan mekanik yollarla değiştirilebilir. Başka bir yasal düzenleme, elektronik yollarla hukuki işlem yaparken bir belgenin elektronik olarak nasıl imzalanabileceğini belirtir.”).Çek Medeni Kanunu'nun 562. Maddesi uyarınca, elektronik ortamda da yapılırsa, yazılı form da muhafaza edilir (“Bölüm 562 (1) Yazılı form ayrıca, içeriğin geçerli kılınması ve katılımcının tanımlanmasını sağlayan elektronik veya diğer teknik araçlarla yapılan hukuki işlemlerde de saklanır.(2) Elektronik sistemdeki hukuki işlemlere ilişkin veri kayıtlarının, sistematik ve sıralı olarak kaydedilmeleri ve değişikliklere karşı korunmaları halinde, güvenilir oldukları varsayılmaktadır.Bir teşebbüsün işleyişinde bir kayıt yapılmışsa ve diğer taraf bunu kendi avantajına kullanmak isterse, kaydın güvenilir olduğu varsayılır.”). Çek Elektronik İşlemler Yasası ayrıca, belgenin elektronik yollarla gerçekleştirilen yasal işlemlerde elektronik olarak nasıl imzalanabileceğini belirtir.

Zorunlu yazılı form, iş sözleşmesinin yazılı olarak yapılması ve her iki tarafça da imzalanması halinde yerine getirilir, ancak mevcut uygulamaya göre, söz konusu belgenin sadece elektronik olarak elektronik imzalarla yapılması halinde yazılı formun korunmuş sayıldığı kabul edilir. Bu nedenle, elektronik imza içeren elektronik olarak yürütülen bir iş sözleşmesi (örneğin bir PDF belgesinde) uygun bir yazılı iş sözleşmesi olarak kabul edilir ve kağıt üzerinde yapılan iş sözleşmesi ile aynı şekilde kabul edilir.

Çek İş Kanunu 334-337. bölümlerde,sadece çalışanın bu teslimat için yazılı bir onay vermesi ve işverene bu teslimat için elektronik bir adres vermesi durumunda işverene bir elektronik iletişim ağı veya başka bir elektronik servis aracılığıyla işçiye çalışanlarına belge teslim etmesine izin verir.

Bize göre, teslimat hükümlerinin iş sözleşmesinin yürütülmesi için de kullanılıp kullanılamayacağı sorgulanabilir. Ancak, ileride çalışacak olan çalışan işverene e-posta adresini verdiyse ve e-postayla iletişim kurmayı kabul etmişse ve daha sonra iş sözleşmesini elektronik ortamda kabul etmişse(mümkünse, bu belgenin onaylanması / yetkilendirilmesi amacıyla özel şifre ile birlikte)ve usulüne uygun bir şekilde onaylanmış / yetkilendirilmiş ve bu şekilde bir sözleşme uyarınca çalışmaya başlamış veya sonuçta bu sözleşmeye göre hareket etmişse, uygun bir yazılı izin olmasa bile iş ilişkisinin varlığını sorgulamak mümkün olmamalıdır(elektronik imza ile). Yukarıda belirtilenler, elbette, yalnızca işverenin, belgelerin usulüne uygun olarak teslim edilmesini destekleyen tüm kanıtlara (mümkünse çalışanın eşsiz şifresi ile birlikte) sahip olduğunu,kanıtlayabildiği durumlarda geçerlidir.Çalışanın, gönderilen belgenin içeriğine rıza gösterdiğinin teyidi de dahil - belgenin çalışan tarafından onaylandığının teyidi. Lütfen, iş sözleşmesi uygun şekilde sonuçlandırılmamış olsa bile, iş ilişkisinin “fiili iş ilişkisi” olarak geçerli sayılacağını unutmayın.(Çek İş Kanunu'nun 20. Bölümü şunları öngörür “Bu yasa gereği yasal bir işlem yapılmadıysa ve eylemler çoktan başladıysa,temel iş ilişkisinin ortaya çıktığı veya değiştiğini gösteren eylemlerde bulunulduysa bu tür davranışların geçersizliğini söylemek mümkün değildir.”).

ÇEK İŞ SÖZLEŞMELERİ İÇİN ELEKTRONİK İMZALAR VEYA ELEKTRONİK YETKİLENDİRMELERİN ALTERNATİF FORMLARI

Garantili elektronik imzanın yalnızca kamusal belgelerde, kamu hizmetindeki elektronik işlemlerde güven meselesi olduğu durumlarda gerekli olması şartıyla, onaylı bir elektronik imza, tanınmış bir elektronik imza,garantili bir elektronik imza veya herhangi bir elektronik imza türü ile belgelerin elektronik olarak imzalanması mümkündür.

İş ilişkilerinde (işverenin bir kamu tüzel kişiliği olmadığı düşünüldüğünde), elektronik imza olarak elektronik olan herhangi bir formun kullanılması mümkündür ve bir belgeye(örneğin PDF formatında) eklenebilir ve belirli bir kişiyi imzalayan taraf olarak tanımlar. Dolayısıyla, bize göre “basit” elektronik imza, tüm iş ilişkilerinde yeterlidir (resmi olarak mevzuatta “diğer elektronik imza türü” olarak anılmaktadır).Bu durumda tek istisna, sınırsız hareket etme özgürlüğü olmayan kamu sektörü işverenleridir.

Bu basit elektronik imza, çeşitli biçimlerde olabilir; örneğin, benzersiz bir şifre aracılığıyla kabul, belgeye iliştirilmiş bir imzanın basit taranan görüntüsü veya dinamik bir biyometrik imza gibi.Bununla birlikte, çalışanın basit elektronik imza ile tanımlanmasının, yazılı bir sözleşmeye ekli normal yazılı imzaya kıyasla zor olabileceğini lütfen unutmayın.

İşverenin, söz konusu çalışana e-posta ile gönderdiği eşsiz bir şifre yardımı ile işçinin, iş sözleşmesinin içeriğiyle aynı olan sözleşmesini onayladığı doğrulama hizmetlerinin kullanımı da işveren birkaç şartı yerine getirebiliyorsa, bize göre mümkündür(örneğin bir iş görüşmesinde). İş sözleşmesinin onaylama ifadesi ile onaylanmış hali, işveren tarafından, kendisine eşsiz erişim verilerinin işçiye teslim edildiğini ve çalışanın iş sözleşmesini onaylandığını / yetkilendirildiğini teyit eden diğer verilerle birlikte depolanmalıdır. İşveren bu verileri, doğrulama hizmeti sağlayıcısının işlemeyi bıraktığı ve artık bu gibi verileri işveren için saklayamadığı durumlarda bile koruyacak şekilde yedeklemelidir. Bu tür verileri harici olarak, tipik olarak bir tür bulut depolama türünde depolamak da mümkündür, ancak işveren, kişisel verilerin korunmasına ilişkin yasalar uyarınca, çalışanlara verilerini nerede ve nasıl sakladığını bildirmelidir. Yukarıda belirtildiği gibi, Çek İş Kanunu'nun 34 (1) Maddesinin hükmüne göre, her bir sözleşme tarafının ilgili iş sözleşmesinin bir kopyasını alması gerektiğini unutmayın. Bu nedenle, çalışanın her iki tarafça da onaylanan son halini, kaydetmeli ve çıktı alması gerektiği görüşündeyiz. Yukarıdaki koşulların hepsinin yerine getirilmesine rağmen, iş sözleşmesinin bu şekilde “sonuçlandırılması” yöntemi, bizim görüşümüze göre, ancak çalışanın işveren için söz konusu sözleşmede öngörülen işi başlattıktan sonra geçerli olabilir. Çek kanununa göre, fiili iş sözleşmesi, çalışan işveren için çalışmaya başladığında, geçerli bir yazılı iş sözleşmesi olmasa bile kurulur. Bu fiili iş sözleşmesi, sözleşmenin elektronik bir kopyası ile elektronik sözleşmenin fiilen çalışana gönderildiği ve çalışanın usulüne uygun olarak onayladığı kanıtlandığında kurulur.

İstihdam ilişkilerinde ortaya çıkabilecek olası ihtilaflar durumunda veya devlet yetkililerinin incelemeleri durumunda, işveren iş sözleşmesinin uygun şekilde sonuçlandırıldığını ve usulüne uygun şekilde yazılı olarak yapıldığını ispatlamak zorundadır.(özellikle yazılı forma uygunluk ve geçerli bir elektronik imza veya sözleşmenin elektronik onayı olarak kabul edilebilecek biçimde uygun imzaların varlığı). Bu nedenle, biyometrik imza seçeneğini, en azından önemli belgeler için (örneğin, iş sözleşmeleri) kullanmanızı öneririz.

Bununla birlikte, fiili iş ilişkisinin prensipte yasal olarak izin verilmediğine ve işverenin Bölüm 25 1.paragraf uyarınca bir idari suç işleyebileceğine dikkat edilmelidir. 251/2005 Coll sayılı Kanun'un a) ve b) harflerinin, İş Denetiminde, değiştirildiği şekilde.

ÖZET

Elektronik imzalar ve el yazısı imzanın eşdeğerleri olarak elektronik imzaların tüm alternatifleri, çoğunlukla idari ve evrak işlerini kolaylaştırmak için daha yaygın olarak kullanılmaktadır.

Mevzuat olmamasına rağmen, elektronik belgeler ve dolayısıyla elektronik imzaların kullanılması iş kanununa bile girmiştir.Çok sayıda çalışanı olan işverenler, bu yeni teknolojileri kullanarak, personellerinin idari yüklerini önemli ölçüde azaltabilir ve ayrıca elektronik bir veritabanında arama yapmanın onlarca kağıt üstünde yapılan sözleşmeden daha hızlı olduğunu göz önünde bulundurarak daha verimli bir çalışmaya katkıda bulunabilir. Bunun henüz ortak bir uygulama olmadığı, ancak dijitalleşme ve elektronik iletişimin daha da artması bağlamında, yasal açıdan ve birçok açıdan hala çok kusurlu ve detaylı olarak düzenlenmemiş olduğu halde, kabul edilebilir bir uygulama olduğunu düşünüyoruz.

İşveren, özellikle, her zaman kanıtlayabilmek için, elektronik belge sisteminin ayarları konusunda, dikkatli olmalı, örneğin bir iş anlaşmazlığı ya da bir iş Bürosu muayenesi durumunda,işverenin, her çalışanın iş sözleşmesinin yazılı bir formuna sahip olduğunu,her iki taraf tarafından usulüne uygun olarak yürütüldüğünü veya çalışanın iş sözleşmesini kabul ettiğini veya onayladığını, çalışan bu sözleşmeye dayanarak çalışmaya başladığını kanıtlayabilmelidir. Yukarıda da belirttiğimiz gibi, çoğunlukla işverenin korunması için dinamik bir biyometrik imza kullanılmasını tavsiye ediyoruz, ancak çalışan tarafından eşsiz bir parola ile onaylanan veya yetkilendirilmiş bir iş sözleşmesi seçeneğinin de mümkün olduğunu ve göz ardı edilemeyeceğini düşünüyoruz çünkü henüz ilgili bir mevzuat mevcut değildir.

Daha fazla bilgi için bizimle iletişim kurunuz:

JUDr. Mojmír Ježek, Ph.D.

ECOVIS ježek, advokátní kancelář s.r.o.
Betlémské nám. 6
110 00 Praha 1
e-mail: mojmir.jezek@ecovislegal.cz
www.ecovislegal.cz

ECOVIS ježek advokátní kancelář s.r.o. hakkında:
Çek hukuk bürosu ECOVIS ježek, esas olarak Çek şirketler hukuku, Çek gayrimenkul hukuku, Çek mahkemelerinde, idari organlarda ve tahkim mahkemelerinde temsil,Çek finans ve bankacılık hukuku,konularına odaklanmakta ve uluslararası hukuk müşterilerine alternatif olarak tüm alanlarda tam danışmanlık hizmeti vermektedir. Sunulan hizmetlerin uluslararası boyutu, çoğu Avrupa ülkesinde, ABD'de ve dünyanın 75 ülkesinde faaliyet gösteren diğer ECOVIS ağı içindeki diğer yargı alanlarında işbirliği yapan lider firmalarla işbirliği yaparak sağlanmaktadır. ECOVIS ježek ekibinin Çek avukatları çok uluslu şirketlere, büyük Çek şirketlerine, orta ölçekli şirketlere ve bireysel müşterilere hukuki danışmanlık sağlamada önde gelen uluslararası hukuk firmaları ve vergi şirketlerinden uzun yıllara dayanan deneyime sahiptirler. Daha fazla bilgi için www.ecovislegal.cz/en.